Upphandling av välfärdsteknikTill toppen

Upphandling av välfärdsteknik


En vägledning

Stäng
Innehållsförteckning
Stäng
Ämnesord (taggar)

Inledning

Här beskrivs bakgrunden till att vägledningen tagits fram, lite om Beställarnätverk välfärdsteknik som står bakom vägledningen, vad som är vägledningens fokus samt vilka den i första hand riktar sig till.

SKL:s Beställarnätverk välfärdsteknik vill med den här vägledningen ge stöd till kommuner vid upphandling av välfärdsteknik. Väg­ledningen är tänkt att kunna användas av både verksamhetsföreträdare och upphandlare. Väg­ledningen innehåller inte i första hand färdiga for­muleringar att använda i upphandlingsdokument utan stöd till kommunen kring vilka vägval som måste göras och vilka aspekter som bör vara med i dokumenten. Vägledningens fokus är i första hand teknik som finns tillgänglig idag men genom användningen av funktionskrav öppnas också för nya innovativa lösningar. Rena innovationsupphandlingar som efterfrågar forskning och utveckling av nya lösningar omfattas dock inte av vägledningen.

Bakgrund

Flera rapporter, bl.a. från Socialstyrelsen3 och Myndigheten för Delaktighet4 har under senare tid pekat på att kommuner upplever svårigheter kring upp­handling som ett betydande hinder för att införa välfärdsteknik i större omfattning eller i högre takt. Det är också beställarnätverkets uppfattning att de upphandlingar som genomförts varit svåra och resurskrävande, bl.a. eftersom det är helt nya upphandlingar där det inte går att ta stöd av tidi­gare erfarenheter och eftersom det är ett område med en brokig marknad och snabb teknisk utveck­ling. Branschföreträdare uppger att de upplever att kvaliteten på genomförda upphandlingar skiftar mycket och att det är krävande för dem att förhålla sig till upphandlingsdokument som skiftar mycket både när det gäller terminologi, vad som efterfrågas och hur avtalen utformas.

Främjandet av mer enhetliga upphandlings­underlag skulle underlätta och förbättra både för kommuner och för anbudsgivare. En förhoppning är att denna vägledning kan bidra både till mer en­hetliga upphandlingar och till snabbare och bättre upphandlingsprocesser.

Om Beställarnätverk välfärdsteknik

Beställarnätverk välfärdsteknik bildades hösten 2016 i SKL:s regi och samlar personer med kom­petens och engagemang kring välfärdsteknik.

Vad är ett beställarnätverk?

Upphandlingsmyndigheten beskriver ett beställar­nätverk bl.a. så här:

Beställarnätverk är en samarbetsform där olika offentliga organisationer kan verka för att driva utveckling och innovation inom ett specifikt område.

Det är ett sätt att skapa en mötesplats och plattform där upphandlande myndigheter och enheter på nationell, regional och lokal nivå tillsammans kan arbeta med sina gemensamma behov, förbereda strategiska vägval och formulera krav inför olika upphandlingar.

Ett beställarnätverk utgör ett samarbete kring upphandling av varor, tjänster eller byggentreprenader. Inom nätverket kan deltagarna gemensamt utveckla metoder, föra dialoger, testa lösningar och utveckla leverantörsmarknader i viss riktning. Det kan i sin tur leda till goda exempel och lärdomar.

Beställarnätverk är inte att likställa med en gemensam upphandling. Ett beställarnätverk ger istället ett underlag för de medverkande organisationerna att gemensamt eller var för sig genomföra upphandlingar.

Uppdrag och finansiering

SKL har i en överenskommelse med VINNOVA enats om uppdrag och finansiering för Beställar­nätverk välfärdsteknik för 2017–2019. Uppdraget beskrivs där som att

Beställargruppen ska underlätta och förbättra arbetet med att upphandla genom att publicera rekommendationer som andra kommuner kan använda samt att stimulera innovation och utveck­lingen av nya tjänster genom att kommunicera behov och utmaningar till marknaden och möjlig­göra, stimulera upphandling av innovation genom att ge förslag på inriktning och underlag. 2017 prioriteras teknik för att skyndsamt uppmärksam­ma behov av stöd från vårdpersonal samt begreppet ‘öppen välfärdsteknik’. Gruppens resultat kommer att vara inom två kategorier – dels kring konceptet beställargrupper och dels inom området välfärds­teknik. Spridning sker internt och externt för att stimulera bildandet av fler beställargrupper samt dela erfarenheter till kommuner som marknadens leverantörer.*)

*) När överenskommelsen skrevs och i arbetets början gick det under namnet ”Beställargrupp välfärdsteknologi”, något som senare ändrats för att anpassa sig till Upphandlingsmyndighetens och Socialstyrelsens terminologi-rekommendationer.

Finansieringen avser facilitering av nätverket, kost­nader för workshops och möten samt ev. konsult­uppdrag. Deltagarnas arbetsgivare svarar själva för medarbetarnas arbetstid. Vär­det av den tid, den kompetens och det arbete som kommunerna och övriga organisationer bidragit med har varit enormt och utan alla deltagares stora engagemang hade den här vägledningen aldrig bli­vit till.

Läs mer om beställarnätverk

Om beställarnätverk (Upphandlingsmyndighetens hemsida)

Om Beställarnätverk välfärdsteknik (SKL:s hemsida)

Om vägledningen

Genomförande av arbetet med vägledningen

Arbetet med vägledningen har varit ett av flera deluppdrag som beställarnätverket arbetat med under 2017 och 2018. Nätverket och arbetsgruppen för vägledningen har träffats fysiskt 3-4 gånger per år och dessemellan i distansmöten. Dialog med andra kommuner har pågått kontinuerligt i deltagarnas egna nätverk, på konferenser och liknande. Dialog med marknaden har genomförts i form av en större webbenkät sommaren 2017 samt i dialog med enskilda företag och branschorganisationer. Upphandlingsmyndigheten och SKL Kommentus Inköpscentralhar vänligt bidragit med synpunkter på manus för vägledningen. Extern expertkom­petens har också medverkat inom olika områden som t.ex. informationssäkerhet.

Ny version

En första version av denna vägledning publicerades i pdf-format i januari 2018. Under 2018 har feedback systematiskt samlats in från både kommuner, företag och myndigheter vilket bidragit till att utveckla innehåll och format till den version som nu föreligger. Med stöd av medel från Upphandlingsmyndigheten har en följeforskare som bland annat studerat Beställarnätverk välfärdsteknik intervjuat personer som i sin yrkesroll tagit del av den första versionen och sammanställt de synpunkterna i form av råd för vidare utveckling. Det har också varit möjligt för läsare att själva lämna synpunkter både i en kommenteringsbar version av texten som legat öppet på nätet samt via sociala medier, epost och personliga kontakter. Beställarnätverket tackar alla som bidragit med synpunkter inför denna uppdatering. Även fortsättningsvis går det bra att lämna synpunkter på vägledningen via mejl till bestallarnatverk@skl.se.

Målgrupper för vägledningen

Den här vägledningen är avsedd att vara ett stöd för den som ska upphandla välfärdsteknik för kommunalt finansierad vård och om­sorg, oavsett om det görs av en kommun, en vård­utförare, en fastighetsägare eller en region. I materialet används ordet kommun konsekvent för den som ska köpa in/upphandla den trygghetsskapande tekniken.

Vägledningen riktar sig till såväl behovsägare/verksamhetsföreträdare som till upphandlare och digitaliseringsansvariga i kommunerna. Förhoppningen är att vägledningen ska kunna utgöra en plattform för ett väl fungerande samarbete med ökad förståelse för respektive parts utgångspunkter. Även leverantörer, innovatörer och forskare är en viktig målgrupp för vägledningen för att underlätta deras utvecklingsarbete och mötet med blivande kunder i dialog och upphandling.

Avgränsningar

Fokus för vägledningen är att ge stöd till upphandling av befintlig välfärdsteknik i kommunalt finansierad vård och omsorg.

Upphandling

Framgångsrik digitalisering inom vård och omsorg till exempel genom ökad användning av välfärdsteknik innebär så mycket mer än att upphandla tekniska lösningar. Arbetet behöver även omfatta till exempel politisk strategi, behovskartläggning, prioritering, kommunikation, förändringsledning, nyttorealisering, utbildning samt support, teknisk infrastruktur och systemförvaltning. Det finns flera bra källor till stöd i det arbetet och i denna vägledning utelämnas alla viktiga aspekter utöver upphandlingen.

Råd

Arbeta systematiskt med hela processen – upphandling är bara en stödprocess i förändringsarbetet. Ta gärna hjälp av det stöd som finns hos SKL och andra.

Stöd hos SKL

Befintlig teknik

Utvecklingen av välfärdstekniken går snabbt och styrs ibland mer av tekniska möjligheter än av prioriterade behov hos individer och verksamheter. Att arbeta med innovationsupphandling kan vara ett sätt för behovsägare att ta ett större ansvar för den tekniska utvecklingen och faktiskt upphandla forskning och utveckling för att få fram helt nya innovationer inom området. Vägledningen omfattar inte stöd i detta utan fokuserar på upphandling av befintliga och nya lösningar. Användning av funktionskrav rekommenderas för att öppna för oväntade lösningar men om man till exempel vill inleda ett innovationspartnerskap behöver stöd sökas utanför denna vägledning.

Råd

Om en mer renodlad innovationsupphandling eftersträvas – sök stöd hos Upphandlingsmyndigheten och eventuellt hos VINNOVA.

Välfärdsteknik

Vägledningen fokuserar på välfärdsteknik så som det definieras i termdatabanken. I en specifik upphandling kan även andra tekniska lösningar som verksamhetssystem och fastighetsteknik vara aktuell men det faller utanför den här vägledningens ämne.

Kommunalt finansierad vård och omsorg

Funktioner inom välfärdsteknik kan ibland betraktas och hanteras som hjälpmedel för det dagliga livet och därför komma att upphandlas av hjälpmedelsverksamheter. Delar av vägledningen kan vara av värde också vid sådana upphandlingar men fokus ligger på upphandling av andra verksamheter där teknikstödet kommer att beviljas enligt SOL/LSS eller utgöra redskap i verksamheten för vårdutförarna.

Ansvarsfriskrivning

Vägledningen har tagits fram av SKL:s Beställarnätverk välfärdsteknik som själva svarar för innehållet. Det bygger på nätverkets samlade erfarenheter och tolkning av behoven i verksamheterna, marknadens utbud och möjligheterna i upphandlingar som genom­förs i närtid. Nätverket har självständigt valt fokusområde, arbetssätt, innehåll, nivå och form för materialet. Det har inte auktoriserats av någon annan än nätverket själv, vare sig av SKL eller av respektive huvudman. Beställarnätverket tar inget juridiskt ansvar för innehållet och reserverar sig för såväl felskrivningar som faktafel och olyckliga formuleringar.

Läsanvisningar

Råd och rekommendationer

Vägledningen presenterar både rekommendatio­ner och råd från beställarnätverket med följande betydelser:

Rekommendationer

Gör så här, det vill säga en stark uppmaning.

Råd

Överväg att göra så här, det vill säga en mindre stark uppmaning.

Övrig text är att betrakta som vägledning = att tänka på vid utformning av upphandlingen.

Skillnaden mellan rekommendation och råd är givetvis subjektiv och kommunen behöver alltid göra en självständig bedömning.

Gränssnitt i vägledningen

I överkant av hemsidan finns ett verktygsfält som underlättar läsandet av materialet.

Verktyg för navigering i rapporten

Verktyg för navigering i rapport

De verktyg som gör det enklare att navigera i rapporten; fritextsökning, innehållhållsförteckning, filtrering utifrän ämnestaggar och dölja bilder.

Upphovsrätt

Vägledningen är licensierat enligt 'Creative Commons erkännande' som innebär att SKL Beställarnätverk välfärdsteknik, tillåter andra att använda, sprida, göra om, modifiera och bygga vidare på vägledningen, även i kommersiella sammanhang. De som använder vägledningen ska uppge att det är SKL Beställarnätverk välfärdsteknik som är upphovsman, när de använder, bearbetar eller sprider densamma.

För fullständiga licensvillkor se https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/legalcode.sv.

Ordlista

Vid utformning av upphandlingsdokumenten är det viktigt att ha med en ordlista där viktiga ord definieras, annars är det stor risk att kommunen och anbudsgivarna tolkar begreppen olika. Bland annat eftersom välfärdsteknikområdet är förhållandevis nytt och under snabb utveckling saknas en harmoniserad nationell terminologi. I följande ordlista ges förslag på termer och beskrivningar som kan användas vid upphandling. En ökad enhetlighet i användningen av termer inom området kommer att gagna både kommuner och leverantörer.Råd:Använd ord och förklaringar från vägledningens ordlista i största möjliga utsträckning.Råd:Det finns stöd att få i olika termbanker men de är inte alltid lämpliga beskrivningar för välfärdsteknik, pro­dukter och / eller tjänster avsedda för området trygg­hetsskapande teknik. När det saknas ord i vägledning­ens ordlista, sök i första hand i etablerade termbanker innan egna termer och förklaringar skapas.

Rekommendation

  • Ta med en ordlista i upphandlings­dokumenten för att minska risken för missförstånd.
  • Använd Konkurrensverkets ordlista för förklaringar till vanligt förekommande upphandlings­termer och som stöd för vilka termer som ska användas inom det området.

Råd

  • Använd ord och förklaringar från vägledningens ordlista i största möjliga utsträckning.
  • Ge verksamhetsspecifika ord tydliga beskrivningar i ordlistan, det är ofta internt fackspråk och kan lätt missförstås av t.ex. leverantörer.
  • Det finns stöd att få i olika termbanker men de är inte alltid lämpliga beskrivningar för välfärdsteknik, pro­dukter och / eller tjänster avsedda för området trygg­hetsskapande teknik. När det saknas ord i vägledning­ens ordlista, sök i första hand i etablerade termbanker innan egna termer och förklaringar skapas.

Förslag på termer och beskrivningar

Förslag på termer och beskrivningar att använda vid upphandlingar

Förslag ordlista vid upphandlingar

Begrepp

Beskrivning

Aktivt larm

Brukare uppmärksammar självständigt behov av stöd med tex, knapp, röst, eller annan aktiv åtgärd.

Anbudsgivare

Den eller de leverantörer som lämnar anbud.

Användare

En enskild individ som nyttjar tjänsten. Kan vara brukare, anställd, anhörig.

Avvikelse

I det här sammanhanget betyder avvikelse något som inte förväntades hända, exempelvis att någon går upp på sängen vid en oväntad tid, att någon ramlar eller att någon inte kommer tillbaka inom en viss tid – något avviker från individens vanliga mönster.

Avvikelsedektektering

Funktion som reagerar på avvikelse som antingen förprogrammerats eller som systemet själv identifierar som avvikande.

Autentisering

Kontroll av uppgiven identitet, t.ex. vid inloggning, vid kommunikation mellan två system eller vid utväxling av meddelande mellan användare.

Behovskartläggning

Kartläggning av de behov som ska tillgodoses av de funktioner som efterfrågas från /av tjänsten.

Brukare

Person som får, eller som är föremål för en utredning om att få, individuellt behovsprövade insat­ser från socialtjänsten.

Funktion

En uppgiftsbeskrivning av hur ett behov kan tillgodoses med stöd av teknisk lösning/tjänst.

Funktionskrav

Krav i en upphandling som uttrycker vilken funktion (vad) som ska åstadkommas, inte hur det ska göras. Jfr specifikationskrav.

Gränssnitt

Förbindelselänk mellan en dator och dess kringutrustning; program som underlättar kontakten mellan dator och användare.

Infrastruktur

Digital grundstruktur såsom internetuppkoppling, trådlöst nätverk, lätthanterlig hårdvara, säkra molntjänster som bland annat möjliggör kommunikation för digitala produkter och tjänster.

Insats

Beskriver den planerade handling som ska tillgodose en brukares behov.

Integration

Process som leder till att skilda enheter förenas – så att olika system fungerar tillsammans.

Interoperabilitet

Förmåga hos olika system att fungera, samverka tillsammans och kunna kommunicera med varandra, tekniskt, språkligt och juridiskt.

Kognitiv funktionsnedsättning

Nedsatt kognitiv funktion, som yttrar sig i mer eller mindre uttalade svårigheter i förmågan att uppfatta, lära in, minnas händelser, komma på namn, dra slutsatser och komma ihåg vad individen tänkt göra. Även känsloreaktioner och motivation kan vara påverkade. Ett tillstånd som kan vara medfött eller uppstått genom sjukdom (till exempel demenssjukdom) eller skada.

Kommun

I den här vägledningen används ordet ”kommun” för den som ska upphandla välfärdsteknik för kommunalt finansierad vård och omsorg. I begreppet inkluderas därför även privata aktörer.

Krav

Villkor för varan/tjänsten eller leverantören som måste uppfyllas av anbudsgivaren. Verifieras genom prövning som sker före eventuell utvärdering.

Kriterier

Villkor för varan/tjänsten som kan, men inte måste, uppfyllas av anbudsgivaren. Kallas även tilldelnings- eller utvärderingskriterier.

Larm

En signal som skickas för att uppmärksamma att något skett / inte skett, det kan vara aktivt – personen själv aktiverar larmet eller passivt signalen går på grund av avvikelse i ett satt mönster.

Leverantör

Den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader. Med leverantör avses också grupper av leverantörer.

Leverantörskvalificering

Den del av anbudsprövningen där kommunen kontrollerar att de leverantörer som lämnat anbud uppfyller de s.k. kvalificeringskrav som ställs i upphandlingen. Syftet är att bedöma om leverantören har tillräcklig förmåga att leverera den vara eller utföra den tjänst som upphandlingen avser.

Mobilt arbetssätt

Information blir tillgänglig för rätt person i rätt tid och vid rätt plats, en god och säker vård och omsorg. Vilket möjliggörs av digitala tjänster. Användandet av mobil informationshantering bidrar till att arbetssätt förenklas.

Ordinärt boende

Det som inte är särskilt boende.

Personalenhet

Enhet som personalen använder för att ta emot larm, göra tillsyn med stöd av teknik, etc.

Produkt

Tillverkad vara – en fysisk sak.

Prövning

Att avgöra om uppställda krav är uppfyllda. Ska skiljas från utvärdering.

Roaming

Innebär inom mobiltelefoni att en användare kopplas, oftast automatiskt, från en teleoperatörs nät till en annans. Roaming kan användas om radiotäckning saknas hos den ordinarie operatören men det finns radiotäckning från en annan operatör.

Router

Nätverksenhet som fördelar trafiken i ett datornät och som kan koppla samman flera datornätverk.

Sammanhållen tjänst

En tjänst där många olika funktioner hanteras i ett och samma gränssnitt – inställningar görs i samma gränssnitt för alla funktioner, en handenhet tar emot alla larm och annan information i ett gränssnitt för alla funktioner.

Sensor

Sensor en apparat eller anläggning som insamlar, konverterar och i vissa fall distribuerar någon form av signal, stimuli eller data. Exempel: fallsensor, rörelsesensor, madrassensor, pulssensor.

Skalskydd

Larm samtliga ytor som omsluter en byggnad.

Socialtjänst

Kommunal vård och omsorg. Socialtjänsten består av vård, äldreomsorg, stöd till missbrukare, stöd och service till personer med funktionsnedsättning och individ- och familjeomsorg.

Specifikationskrav

Krav som i motsats till funktionskrav beskriver hur något ska åstadkommas på en detaljerad ofta teknisk nivå.

Standard

Fastställd norm för viss företeelse gällande t.ex. konstruktion, storlek eller utseende.

Särskilt boende

Individuellt inriktad insats i form av boende som ges med stöd av socialtjänstlagen eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. tex, ålderdomshem, gruppbostad, gruppboende för personer med demenssjukdom etc.

Tillsyn

Görs för att ge visshet att allt är som det ska. Se även tillsyn utan stöd av teknik och tillsyn med stöd av teknik.

Tillsyn utan stöd av teknik

Tillsyn som görs med person i rummet.

Tillsyn med stöd av teknik

Tillsyn som görs utan person i rummet, med stöd av trygghetsskapande teknik, visuell tillsyn på distans, avvikelsedetektering, aktivt larm.

Tjänst

En service som innebär en hel kedja där bland annat produkter kan ingå, en aktivitet eller funktion som tillför värde till en mottagare.

Trygghetsskapande funktion

Se tillsyn.

Trygghetsskapande teknik

Används i vägledningen för "Teknik för att utan dröjsmål uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp".

Trygghetstelefon

Trygghetstelefon är en automatisk uppringare som installeras hemma hos personer med särskilda behov. Trygghetstelefonen aktiveras vid behov av användaren med hjälp av tryckknapp på apparaten eller med hjälp av en särskild bärbar trådlös knapp. När förbindelse med larm-mottagare etablerats kan talkommunikation upprättas med personen som larmat.

Upphandlingsdokument

Samlingsbegrepp för allt underlag för anbud i en upphandling, inkluderar det som tidigare kallades förfrågningsunderlag.

Utförare

Leverantörer av vård och omsorg, förekommer både offentliga och privata.

Utvärdering

Att med stöd av uppsatta kriterier och pris välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Ska skiljas från prövning.

Verifiering

I vägledningen används termen verifiering för både prövning av krav och utvärdering av kriterier.

Visuell tillsyn på distans

Person tittar på brukaren på distans med hjälp av teknik.

Välfärdsteknik

Välfärdsteknik är digital teknik som syftar till att bibehålla eller öka trygghet, aktivitet, delaktighet eller självständighet för en person som har eller löper förhöjd risk att få en funktionsnedsättning. för utförligare beskrivning se Socialstyrelsens termbank.

Välfärdsteknologi

Välfärdsteknologi är kunskapen om välfärdsteknik.

Öppet system

Ett system som möjliggör för lösningar från andra leverantörer att anslutas. Ett system med god interoperabilitet.

Inköpsprocessen som modell

Upphandlingsmyndigheten har skapat en grafisk modell för inköpsprocessen delad i tre zoner och sex steg, se bild och Upphandlingsmyndighetens hemsida.

Vägledningen baseras till delar på den här processen.

Inköpsprocessen enligt Upphandlingsmyndigheten

Illustration av inköpsprocessen

Illustrationen åskådliggör hur stor del av inköpsarbetet som ligger i Zon 1 Förberedelse. Denna vägledning har mest stöd kring de tre faserna Planera, Kartlägga och Analysera. Har förberedelserna gjorts systematiskt och med tillräckliga resurser så kommer Zon 2 Upphandla att gå förhållandevis snabbt och smidigt.

I sammanhanget kring välfärdsteknik kan det vara värt att påpeka att Implementera och Förvalta i Zon 3 Realisera i just Inköpsprocessen handlar om avtalsimplementering och avtalsförvaltning vilket inte nödvändigtvis är samma sak som implementering och förvaltning av välfärdsteknologitjänsten.

Varje fas avslutas i modellen med en beslutspunkt och den här vägledningen kommer att ge förslag på vad dessa kan bestå av vid upphandling av välfärdsteknik.

Inköpsprocessen i aktivt samspel

De sex faserna i inköpsprocessens graf omges av fyra linjer som symboliserar olika aspekter av det samspel som är viktigt för ett framgångsrikt inköpsarbete: verksamheter, styrning, omvärld och leverantörsmarknad. Det gäller vid all upphandling men för välfärdsteknik är det om möjligt ännu viktigare och ännu fler intressenter som behöver involveras.

Inköpsprocessens sex faser: aktivt samspel

Inköpsprocessens sex faser

De sex faserna i inköpsprocessen med aspekterna verksamheter, styrning, omvärld och leverantörsmarknad.

Exempel på sådana kan vara politiker, beslutande tjänstemän, utvecklare/strateger, verksamhetschefer, personal, brukare, anhöriga, personalorganisationer, pensionärs- och funktionshinderorganisationer samt specialister inom upphandling, digitalisering, systemförvaltning, informationssäkerhet, it-drift och datakommunikation.

Rekommendationer

  • Identifiera tidigt de intressenter som behöver involveras i upphandlingsarbetet. Forma en anpassad organisation med eventuella projekt- och referensgrupper.
  • Sök aktivt utbyte med andra kommuner. Ta del av deras upphandlingsarbete och tidigare annonserade upphandlingar. Sök i upphandlingsdatabaser och på Dela Digitalt, deladigitalt.se
  • Sträva efter en kontinuerlig dialog med marknaden, både i ett tidigt skede, när upphandlingen närmar sig och efter upphandlingen.

Göra strategiska val inför upphandlingen

Det första steget i Inköpsprocessen, redan innan den cirkulära processen inleds, är strategiska val som symboliseras av den lilla pilspetsen i överkant av grafen.

Inköpsprocessen: Strategiska val

Inköpsprocessens sex faser: strategiska val

Det första steget i Inköpsprocessen är strategiska val.

Beställare / utförare / fastighetsförvaltning / fastighetsägare

Särskilt när det gäller välfärdsteknik i särskilt boende kan det finnas flera tänkbara intressenter som – i samarbete med övriga – skulle kunna vara den som är huvudansvarig för att genomföra en upphandling av välfärdsteknik. Även om få kommuner har en renodlad beställar- utförarorganisation så finns det inte sällan en uppdelning mellan en mer nämndsnära funktion med ansvar för både den egna regin och eventuella externa utförare å ena sidan och den egna regin å den andra. Här är det viktigt att ta ställning till vem som har huvudansvar för införandet och upphandlingen av välfärdsteknik. När det gäller särskilt boende så tillkommer en eventuell kommunal fastighetsförvaltning och inte sällan en extern fastighetsägare.
När det gäller ordinärt boende är frågan mindre komplicerad, då är ju inte fastighetsförvaltning eller fastighetsägare aktuella.

Rekommendation

Besluta i samförstånd om gränsdragning när det gäller ansvarsfrågor kring både upphandling, införande och drift av välfärdsteknik, inte minst när det handlar om särskilt boende.

Tidpunkt för upphandling

Alltför ofta görs upphandlingar i stor tidsnöd därför att ett befintligt avtal är på väg att gå ut. Många gånger leder det till att upphandlingsarbetet forceras och att tid inte ges till nödvändiga förberedelser. En god planering som gör att man påbörjar inköpsprocessen i god tid är således av vikt. När det gäller införande av helt nya välfärdsteknikfunktioner kan förutsättningarna vara gynnsammare på så sätt att det inte finns något tidigare avtal utan att upphandlingen istället initierats av ett beslut om verksamhetsutveckling med digitalt stöd.

I det senare fallet kan det finnas större möjlighet att välja när det är gynnsammast att gå ut i upphandling. Faktorer som kan påverka är bland annat bedömning av utveckling på marknaden, förändringar av infrastrukturförutsättningar i kommunen, andra större förändringsprocesser i verksamheterna, tillgängliga resurser hos alla involverade, möjligheter till samverkan inom eller utanför kommunen.

Rekommendation

Gör ett strategiskt val av när upphandlingen och implementeringen bör genomföras.

På egen hand, gemensamt eller nationellt

Beställarnätverkets förhoppning är att vägledningen kan komma till användning såväl när kommuner upphandlar själva som när kommuner går samman i gemensamma upphandlingar. Det finns mycket att vinna på att göra gemensamma upphandlingar på det här området, i synnerhet – men inte bara – för mindre kommuner.

Resursmässigt kan det spara en del att samverka men samverkan kräver också tid och det gäller att hitta bra samverkansformer. Tydligare vinster kan vara att upphandlingen i sig blir mer intressant för marknaden med en större volym och det kan också vara lättare att samla tillräcklig kompetens inom alla relevanta områden om man samverkar. Ibland kan det finnas skillnader mellan medverkande kommuner, till exempel när det gäller vilka verksamhetssystem som interoperabilitet ska skapas med, som gör att upphandlingen även när den är gemensam behöver beskriva de skiftande förutsättningarna mellan kommunerna. Om man inte når samsyn kring avgränsningarna av vad som ska upphandlas kan det ibland lösas genom att man beskriver optioner som deltagande kommuner kan välja om de vill utnyttja eller ej.

I valet av kommuner att samverka med kan flera faktorer spela roll: redan befintliga samverkanskommuner – inom upphandling, ehälsa eller andra områden – kan vara en möjlighet, geografisk närliggande kommuner till exempel i samma region en annan. Kommuner med samma behov eller likartad storlek kan utgöra en annan samverkansgrund. Vidare kan det faktum att man tidsmässigt befinner sig på samma punkt i processen utgöra grund för att samverka i upphandling.

SKL Kommentus Inköpscentral har tagit beslut om att påbörja nationell upphandling inom området.

SKL Kommentus

Rekommendation

Gör ett strategiskt val av om upphandlingen ska göras enbart för den egna kommunen, i samverkan med andra kommuner eller genom att avropa från SKL Kommentus Inköpscentrals upphandling.

Råd

Sök samverkan med andra kommuner vid upphandling. Antingen regionalt eller med kommuner som har liknande behov eller befinner sig i samma situation. Använd gärna Dela Digitalt för att söka samverkansparter.

deladigitalt.se

Beslutspunkt: Strategiska val

Innan de egentliga förberedelserna för upphandlingen startar tas beslut i ansvarig instans kring följande frågeställningar:

  • Var i kommunen läggs huvudansvaret för upphandlingen och hur säkerställs samverkan med övriga interna och externa intressenter?
  • Söks någon form av utvecklingssamverkan med innovatörer/leverantörer?
  • När är bästa tidpunkten att genomföra upphandlingen?
  • Ska upphandlingen genomföras av kommunen själv, gemensamt med andra kommuner eller som en del av en nationell upphandling?

Planera

Den största zonen i grafen över inköpsprocessen är Zon 1 Förbereda (med stegen Planera, Kartlägga och Analysera) vilket är tänkt att illustrera att man bör lägga mycket tid och energi på den zonen. Gör man det kommer Zon 2 Upphandla att kunna gå både bra och förhållandevis snabbt, men slarvar man i Zon 1 så kan själva upphandlingen istället dra ut på tiden.Det första steget i förberedelsezonen är Planera. Här följs de strategiska valen upp genom planering kring till exempel omfattning och avgränsning av upphandlingen.

Inköpsprocessen: Planera

Illustration Planera

Lägg in text här (Brödtext). Ta bort modulen vid behov.

Exempeltabell (Tabell-/diagramrubrik)

Tabellbeskrivning.

Kassaflöde

Beräknad

Utfall

Mellanskillnad

Summa inkomster

39900

38500

-1400

Summa utgifter

25221

25585

-364

Summa kontanter

14679

12915

-1764

Källa: SKL (Liten text)

Förklarande text till tabellen (Liten text).

Lägg in text här (Brödtext). Ta bort modulen vid behov.

Exempel Faktaruta (Rubrik 2 kapitel)

Faktarutans innehåll (Brödtext).

Lägg in text här (Brödtext). Ta bort modulen vid behov.

[1] Fotnotstext.

Lägg in text här (Brödtext). Ta bort modulen vid behov.

Trygghetsskapande teknik eller välfärdsteknik

Enligt definitionen i Termbanken är välfärdsteknik ” digital teknik som syftar till att bibehålla eller öka trygghet, aktivitet, delaktighet eller självständighet”. Volymmässigt har trygghetsskapande teknik alltid varit den största delen av välfärdsteknikmarknaden följt av digitala lås. Men det finns också funktioner vars användning bidrar till aktivitet, delaktighet och självständighet. Gränserna är ofta flytande. För att undvika införande av många parallella system/tjänster som inte är interoperabla med varandra väljer en del kommuner att gå ut i en samlad upphandling av välfärdsteknik med funktioner för inte bara trygghetsskapande teknik. Det kräver en omfattande leverantörsdialog för att klarlägga i vilken utsträckning det är möjligt för marknaden att leverera en sådan samlad lösning, antingen från befintliga leverantörer eller från nya konstellationer där olika företag samverkar.

Termbanken

Se också avsnittet ”Besluta om interoperabilitet”.

Rekommendation

Gör ett strategiskt val av om upphandlingen ska omfatta bara trygghetsskapande teknik eller även annan välfärdsteknik.

Boendeformer och verksamhetsområden

Behovet av välfärdsteknikfunktioner är ofta snarlikt i olika boendeformer och inom olika verksamhetsområden. Det kan finnas mindre skillnader både i kravställning och förväntad användningsvolym mellan till exempel äldreomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättningar. Det kan också vara viss skillnad i behoven mellan ordinärt boende, särskilt boende för äldre, gruppboende, gruppbostad för olika typer av funktionsnedsättningar, korttidsplatser etc.

Den största skillnaden torde vara mellan förutsättningarna när det gäller teknisk infrastruktur och datakommunikation framförallt mellan ordinärt boende och olika typer av särskilt boende.

En del av leverantörerna på marknaden har tjänster som kan användas i ett och samma system oavsett boendeform medan andra erbjuder olika system för olika boendeformer.

Att söka största möjliga omfattning för upphandlingen – alla relevanta verksamhetsområden oavsett boendeform – kan ge effektivitetsvinster på sikt när man har ett system att förvalta istället för flera men gör upphandlings- och implementeringsarbetet mer utmanande och resurskrävande. Det kan också vara svårare att få in relevanta anbud om ett system efterfrågas oavsett användningsområde.

Rekommendationer

  • Gör ett strategiskt val av vilka verksamhetsområden som upphandlingen ska rikta sig till – äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning, kommunal hälso- och sjukvård och eventuellt individ- och familjeomsorg.
  • Gör ett strategiskt val av vilka boendeformer som ska omfattas av upphandlingen och av om de ska tillgodoses med ett system eller om man accepterar anbud från anbudsgivare som har olika system för olika boendeformer.

Fastighetsteknik

På särskilt boende kan ett befintligt trygghetslarmssystem ingå i ett större “ekosystem” där också brandlarm, skalskydd och inpasseringssystem ingår. Den här vägledningen tar inte upp de systemen. Ett byte av ett trygghetslarmssystem kan mycket väl bryta det “ekosystem” som beskrivs ovan. Även om upphandlingen efterfrågar ett system som hanterar alla funktioner så kan det resultera i att t.ex. inpasseringssystemet inte blir samma i vårdboendena som i övriga kommunala lokaler. Här behöver ett medvetet val göras om vilka funktioner som ska hållas samman.

Rekommendation

Gör ett strategiskt val av om upphandlingen ska fokusera på enbart välfärdsteknik – så som den här vägledningen gör – eller om den också ska omfatta annan fastighetsteknik, som larmsystem eller inpasseringssystem. Om digitala låssystem ska upphandlas – ta ställning till om det enbart ska vara för vård och omsorg eller också för andra kommunala behov.

Utvecklingssamverkan

Det finns ett stort behov av att kommuner går in i utvecklingssamarbeten med leverantörer för att få fram mer utmaningsdrivna och behovsanpassade innovationer och nya lösningar. Dessa samarbeten kan och bör ske på olika vis – i dialog, pilotprojekt, upphandling genom till exempel innovationspartnerskap och genom att tillgängliggöra vård- och omsorgsverksamheter för utvecklarna i form av testbäddar och liknande.

Sådan utvecklingssamverkan är ofta väldigt givande för kommunen och bidrar inte sällan till en ökad utveckling av verksamheten. Samtidigt är det ofta resurskrävande och det är inte rimligt att att varje välfärdsteknikupphandling i en kommun innebär en omfattande utvecklingssamverkan. Det är därför viktigt att strategiskt välja de mest gynnsamma eller lovande områdena utifrån den egna situationen och bedömningen av marknaden och möjliga samverkansparter.

Rekommendation

Gör ett strategiskt val av om upphandlingsprocessen ska omfatta/föregås av ett utvecklingssamarbete med marknaden eller ej.

Beslutspunkt: Planera

Beslut i behörig instans om

  • upphandlingen ska omfatta enbart trygghetsskapande teknik eller även annan välfärdsteknik
  • vilka boendeformer och verksamhetsområden upphandlingen ska omfatta
  • hur upphandlingen ska förhålla sig till annan fastighetsteknik i särskilda boenden

Kartlägga

För att kunna genomföra en upphandling som svarar mot de verkliga behoven och som säkerställer att man får önskad leverans behöver man göra en kartläggning av behov, nuläge och marknad. Det är viktigt att väl avvägda resurser anslås till den här fasen. Det kan vara lätt att fastna i kartläggningen och aldrig komma vidare till följande faser men om för lite resurser läggs ner på kartläggningen så kommer följande faser att riskera att vila på osäker grund.

Råd

För att kunna genomföra en upphandling som svarar mot de verkliga behoven och som säkerställer att man får önskad leverans behöver man göra en kartläggning av behov, nuläge och marknad. Det är viktigt att väl avvägda resurser anslås till den här fasen. Det kan vara lätt att fastna i kartläggningen och aldrig komma vidare till följande faser men om för lite resurser läggs ner på kartläggningen så kommer följande faser att riskera att vila på osäker grund.

Inköpsprocessen: Kartlägga

Illustration

Kartlägga behoven

Det är viktigt att hela tiden återkomma till vilka behov som ska tillgodoses vid införandet av välfärdsteknik, och när detta ska ske. Det gäller både i det stora, vilka typer av behov som ska prioriteras, och i det lila, hur man formulerar funktionskrav, krav på användbarhet, uppdelning mellan funktioner som ska vara krav och funktioner som kan utgöra kriterier etcetera.

Behovskartläggningen kan göras på flera sätt. Först bör man söka efter andra behovskartläggningar som gjorts inom området. Kanske räcker det att ta del av vad som finns tillgängligt på nätet eller via kontakter med andra kommuner, forskare etcetera.

För en behovskartläggning i den egna verksamheten är det viktigt att hitta en balanserad resursåtgång. Det är möjligt att lägga stora resurser i form av tjänstedesignsprocesser, enkäter, fokusgrupper och djupintervjuer för att fånga behovs-beskrivningar från alla berörda, invånare, brukare, personal etc. Ibland kan samverkan med lokala lärosäten i form av forskningsprojekt och/eller studentarbeten vara motiverad. Andra gånger kan det vara mer relevant att bjuda in till en tvärsammansatt workshop, där olika intressen tillsammans kan kartlägga, beskriva och jämföra vilka behov som finns.
För den som vill arbeta med tjänstedesignmetoder finns ett bra stöd i SKL:s Innovationsguiden

Viktigt är att fånga sådant som hur många som har ett visst behov och hur stor nytta som bedöms uppstå för dem. Ibland uppstår valet mellan något som skapar mycket stor nytta för några få, eller något som skapar en mer måttlig nytta för väldigt många. Inte minst en sådan gång kan det vara viktigt att involvera politikerna i vägvalet.

Rekommendation

  • Det är viktigt att undersöka vad som redan gjorts på annat håll, eftersom behoven ofta är väldigt lika mellan olika kommuner. Sök på nätet och inte minst på DelaDigitalt
  • Gör ett medvetet val av hur stora resurser som ska läggas på behovskartläggningen, varken för mycket eller för lite är bra för resultatet.

Råd

  • Använd gärna Individens behov i centrum, IBIC, vid beskrivningar av behoven. Livsområdena som beskrivs där är till exempel användbara. Det viktigaste rådet blir att inte glömma behovssidan vid mötet mellan behov och lösning/ möjlighet.
  • Ta del av metoderna som finns på Innovationsguiden och gör ett val av i vilken utsträckning de ska användas i behovskartläggningen.

Kartlägga nuläget

Att skaffa sig en god bild av nuläget är viktigt både för att kunna utforma upphandlingen i relation till behov och nuläge och som underlag för anbudsgivarna. Det är väsentligt att ge anbudsgivarna en så tydlig bild som möjligt av tekniska och organisatoriska förutsättningar för den efterfrågade tjänsten.

Nuläge särskilt boende

En ordentlig kartläggning av nuvarande teknik, både funktioner och infrastruktur, på särskilt boende är viktig både som beslutsunderlag för de egna vägvalen och som information för anbudsgivarna i en upphandling. Samla och beskriv så fullständig och aktuell information som möjligt om:

  • Verksamheterna. Typ av boende, storlek, utförare.
  • Om en anbudsgivare ska kostnadsberäkna installationer kan även besök på plats komma att behöva erbjudas. Men så fullständiga ritningar som möjligt är ett bra underlag. Eventuella planer på renovering, om- eller tillbyggnad.
  • Planerad utbyggnad. Omfattning och tidplan.
  • Nuvarande infrastruktur. Elektricitet, fast datanät, aktiv utrustning i datanät, eventuellt trådlöst datanät, eventuellt radionät. Ålder och teknisk status på dessa. Ev kommande behov av uppgradering.
  • Nuvarande välfärdsteknik. Befintligt trygghetslarm med eventuella extra funktioner.
  • Eventuella larmtelefoner/smartphones. Modell och operativsystem. Planer för anskaffning/utbyte. Eventuell fjärrmanagering av dessa. Viktigt att kartlägga även för eventuella externa utförare som kan beröras av upphandlingen.

Rekommendation

Engagera alla berörda roller inklusive fastighetsansvariga, fastighetsägare, utförare och it-/telefoniansvariga i kartläggningen.

Nuläge ordinärt boende

Vid upphandling av välfärdsteknik för ordinärt boende där anbudsgivaren/leverantören ska svara för en helhetstjänst inklusive datakommunikation och eventuellt inklusive larmcentral är det viktigt att ge en så tydlig bild av nuläget som möjligt omfattande bland annat:

  • Verksamheten. Antal användare av trygghetslarm/annan välfärdsteknik. Organisation av hemtjänst/hemsjukvård/trygghetslarm etc.
  • Datakommunikationslösning idag. Utbyggnadsgrad av fast bredband. Täckningskartor för mobilt bredband (använd gärna Täckningskollen eller liknande tjänst)
  • Nuvarande välfärdsteknik. Nuvarande trygghetslarm/annan välfärdsteknik, ägd, hyrd eller köpt som tjänst. Leverantör, typ av utrustning, planer för eventuellt successivt utbyte
  • Personalenheter. Eventuella larmtelefoner/smartphones. Modell och operativsystem. Planer för anskaffning/utbyte. Eventuell fjärrmanagering av dessa. Viktigt att kartlägga även för eventuella externa utförare som kan beröras av upphandlingen.

Rekommendation

Engagera alla berörda roller inklusive it-/telefoniansvariga och utförare i kartläggningen.

Tekniska förutsättningar

Det här kapitlet tar upp dels vikten av att beskriva vilka förutsättningar som erbjuds en leverantör i form av befintlig teknisk infrastruktur, miljöer, med mera.

Förutsättningarna kan skilja sig åt mellan sär­skilt boende (säbo) och ordinärt boende (ord bo­ende) men också mellan olika typer av säbo. De här rekommendationerna har huvudfokus på säbo men tar också upp råd kring upphandling för ord boende och utomhusmiljöer. När det gäller säbo berörs olika förutsättningar vid nybyggna­tion, utbyte respektive komplettering av befintligt system.

Särskilt boende

Rekommendation

Klarlägg ansvar och roller mellan de olika inblandade aktörerna som till exempel social-nämnd eller motsvarande, utförare, fastighetsägare och eventuellt kommunalt fastighetskontor. Vem ska ansvara för upphandlingen och vem ansvarar för den infrastruk­tur som den upphandlade välfärdstekniken ska kunna nyttja?

Råd

  • Upprätta en gränsdragningslista som tydligt visar vem som ansvarar för vad.
  • Säkerställ att personal i verksamheten alltid vet hur och vart felanmälan ska göras gärna genom att det finns en kanal (telefon och/eller mejl) som är öppen dygnet runt för felanmälan oavsett vilken del i teknikkedjan som felar.

Lägenheter och gemensamma ytor

Ett särskilt boende kännetecknas av att både ha de boendes egna lägenheter och gemensamma ytor som korridorer, dagrum, matsalar, aktivitetsrum, trapphus och trädgårdar.

Rekommendationer

  • Gör en behovskartläggning som klarlägger vilka funktioner som behövs var. Var tydlig med att funktioner som ska upptäcka kritiska behov av stöd och hjälp som regel behöver kunna fungera överallt där boende kan vistas, inklusive balkonger, källarförråd, soprum samt trädgårdar och närliggande utemiljö.
  • Gör en behovskartläggning som klarlägger var personalenheterna ska ta emot larm, dvs ofta i alla utrymmen där personal kan vistas.

Kartlägga marknaden - leverantörsdialog

I all upphandling är det viktigt med en kontinuerlig dialog med leverantörerna på marknaden. För att kunna utforma krav och kriterier på ett sätt som både skapar konkurrens och samtidigt ger en leverans i framkant så behövs en god kännedom om det aktuella utbudet på marknaden och ofta också om vad som är på väg ut i form av innovationer och ny utveckling. Dialogen kan föras fritt under i stort sett hela upphandlingsprocessen, det är bara under tiden från annonsering till tilldelning som särskilda villkor gäller och då all kommunikation bör ske via frågor och svar i upphandlingsverktyget.Formerna för dialogen kan se lite olika ut under olika skeden av upphandlingsprocessen och några exempel ges här.
En utbredd uppfattning är att möjligheterna till dialog mellan kommuner och leverantörer är starkt begränsade av LOU, något som inte alls stämmer. Upphandlingsmyndigheten har i en lättläst folder ”6 myter om dialog i offentlig upphandling” beskrivit några av de vanligaste missuppfattningarna.

Formerna för dialogen kan se lite olika ut under olika skeden av upphandlingsprocessen och några exempel ges här.

  • Kontinuerligt kan olika typer av omvärldsanalys via t.ex. webben, mässor och konferenser ge en bild av utbudet på marknaden.
  • Inför en upphandling kan man gå ut med riktade frågor till marknaden, en så kallad Request for information, RFI. Där kan man ställa specifika frågor tjänsterna som till exempel tillgängliga funktioner och tekniska förutsättningar. Men man kan också fråga om leverantörerna och deras gängse affärsmodeller och avtalsvillkor för att bättre förstå hur upphandlingen bör utformas till exempel när det gäller krav på leverantörer.
  • I förberedelsefasen är det vanligt att man bjuder in leverantörer till möten, enskilt eller i grupp, för att presentera sina tjänster. Det kan då vara lämpligt att bjuda in olika representanter för de blivande användarna, både brukare och personal. Viktigt är att göra inbjudan till marknaden så öppen som möjligt så att man inte ger oskäliga fördelar till en leverantör. Det finns dock inget krav på att träffa alla leverantörer på marknaden.
  • När upphandlingsdokumenten börjar bli klara kan man vända sig till marknaden i en så kallad extern remiss, det vill säga att man publicerar de preliminära dokumenten och ber om synpunkter på dem. Publiceringen kan, men måste inte, göras i ett upphandlingssystem typ TendSign eller eAvrop och man bör då vara mycket tydlig med att det inte är en annons som ska besvaras utan bara en möjlighet för leverantörerna att kommentera utformningen och ge sin syn på om dokumenten är tydliga, tillräckligt utförliga och realistiska. Kommunen väljer sen i vilken utsträckning inkomna synpunkter föranleder förändringar av dokumenten före publicering.
  • Under annonstiden finns möjlighet för marknaden att ställa frågor och få svar i det upphandlingssystem som kommunen använder. Alla frågor och alla svar görs tillgängliga publikt så att alla har samma information. Här finns också möjlighet för mindre justeringar av upphandlingsdokumentens krav och kriterier, främst i form av förtydliganden.
  • I vissa upphandlingsförfaranden som till exempel förhandlat förfarande, konkurrenspräglad dialog och innovationspartnerskap finns sedan utrymme för dialog innan tilldelning. Det ska då vara bestämt från början och formerna för dialogen styrs tydligt av LOU. Se till exempel Upphandlingsmyndighetens hemsida för mer information eller kontakta deras frågeservice.
  • I samband med tilldelningen är kommunen skyldig att underrätta alla anbudsgivare om utgången. Här kan det vara värt att överväga om den skriftliga underrättelsen ska kompletteras med en kortare muntlig kontakt, till exempel via telefon eller videosamtal. Erfarenheter pekar på att detta dels uppskattas av anbudsgivarna, dels kan tänkas minska risken för överprövning. Lämpligt är att i så fall redan före tilldelningsbeslutet erbjuda alla anbudsgivarna en bokad tid för information om utgången av upphandlingen ett par dagar efter tilldelningsbeslutet, i god tid före avtalsspärrens utgång.

Rekommendation

  • Ha en kontinuerlig och nära dialog med leverantörer.
  • Iaktta LOU:s grundprinciper om likabehandling och öppenhet i dialogen.

Beslutspunkt: Kartlägga

När information om behov, nuläge och marknad insamlats och sammanställts tas beslut i ansvarig instans kring följande frågeställningar:
  • Är behoven tillräckligt väl kartlagda och har berörda målgrupper involverats i tillräcklig omfattning?
  • Är nuläget tillräckligt väl beskrivet både som underlag för det egna fortsatta arbetet och som underlag för anbudsgivare när de ska lämna sina anbud?
  • Är utbudet på marknaden tillräckligt väl känt både vad gäller tjänster och leverantörer?

Analysera: Inledning

I steget Analysera görs en mängd viktiga val utifrån de fakta som kommit fram i kartläggningarna. Här utformas upphandlingskraven både vad gäller leverantör och vara/tjänst. Kapitlen i vägledningen som hör till steget Analysera utgör därför en stor del av hela vägledningen. Ett stort avsnitt handlar om att analysera informationssäkerhet med hjälp av verktyget KLASSA.

Inköpsprocessen: Analysera

Processteg Analysera

Allmän orientering om upphandlingen

I alla upphandlingar är det bra om underlaget har en bra beskrivning av upp­drag och förutsättningar. Det som kan synas självklart för kommunen kan behöva beskrivas tydligt och förutsättningslöst för anbudsgivarna så att de har god förståelse för kontexten som upphandlingen genomförs i.

Beskrivning av uppdrag och förutsättningar

Rekommendation

Ge anbudsgivaren en bild av förut­sättningar och uppdrag. En kort beskrivning av kommu­nen, hur organisationen ser ut och var i organisationen upphandlingen sker. Ta med viktiga förutsättningar som tex eventuella förändringar för kommunens uppdrag, ge hänvisningar till förändringar tex som av SKL framtagna rekommendationer, lag eller liknande.

Ju mer verksamhetsövergripande upphandlingen är desto fler kan inkluderas att använda produkten/tjänsten.

Rekommendation

Beskriv vilka verksamhetsområden som är aktuella och eventuell framtida utvidgning. Var så tydlig som möjligt.

Exempel

Kommun X med X antal invånare ska upphandla trygghets­skapande teknik för att utan dröjsmål uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp och samtidigt stärka individens självständighet, integritet och trygghet.

Upphandlande förvaltning är XXX som ansvarar för kom­munens socialtjänst. Upphandlingen kan också komma att användas inom följande förvaltningar för att tillgodose tillsyn inom deras respektive verksamheter.

Hur behovet tillgodoses idag: Nuläge

Rekommendation

Gör en kort beskrivning hur kom­munen löser behovet idag, vare sig det görs med stöd av teknik eller inte. Ta med antal brukare som får del av tjänsten, förutsättningar för att få del av den och hur tjänsten organiseras. Hur många personal som arbetar i organisationen och hur många av dem som arbetar i aktuell/a verksamhet/er.

Exempel Tillsyn

November 2018 beslutade ansvarig nämnd att alla brukare som får nytt eller ändrat beviljat biståndsbeslut för tillsyn nattetid ska erbjudas tillsyn med stöd av teknik via upp­handlad produkt/tjänst. Brukare ska få möjlighet till tillsyn när behov uppstår för att möjliggöra ostörd nattsömn men också tillsyn så ofta som varje individ har behov av. Utöver den målgrupp som tidigare har haft tillsyn har även beslut tagits om att målgruppen “nn” ska kunna erbjudas tillsyn.

Hur behovet ska tillgodoses efter upphandling: Börläge

En beskrivning av önskat läge när upphandlad vara och/eller tjänst är implementerad. Det ger anbudsgivaren en tydligare bild av vilken vara och/eller tjänst som efterfrågas.

Råd

Ta med i beskrivningen att det finns mandat att förändra tjänsten så som politiska beslut om att imple­mentera och förändra arbetssätt.

Exempel Tillsyn

November 2018 beslutade ansvarig nämnd att alla brukare som får nytt eller ändrat beviljat biståndsbeslut för tillsyn nattetid ska erbjudas tillsyn med stöd av teknik via upp­handlad produkt/tjänst. Brukare ska få möjlighet till tillsyn när behov uppstår för att möjliggöra ostörd nattsömn men också tillsyn så ofta som varje individ har behov av. Utöver den målgrupp som tidigare har haft tillsyn har även beslut tagits om att målgruppen “nn” ska kunna erbjudas tillsyn.

Analysera: Krav på leverantören

Vid alla upphandlingar är det viktigt att fokusera inte bara på kraven på varan/tjänsten utan också på kraven på leverantören. I många delar skiljer sig detta inte när det gäller upphandling av väl­färdsteknik från övriga upphandlingar. Här tas några aspekter upp som är viktiga inom området välfärdsteknik.

I välfärdsteknikbranschen är det förhållandevis vanligt med små och medelstora företag, liksom med nystartade företag. En del företag har byggts upp kring en enskild innovation. Att handla med den typen av företag innebär att utsätta sig för vissa risker. Det kan vara att företaget inte visar sig kunna leverera tillräckliga volymer eller att företaget går i konkurs under avtalsperioden. De krav en kom­mun normalt ställer på t.ex. ekonomisk ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet är tänkta att motverka sådana risker. Å andra sidan kan de kraven, om de ställs utan tillräcklig marknads­analys och riskanalys innebära att det utesluter många intressanta produkter/tjänster då dessa bara erbjuds av små eller nya företag.

Riskanalys

Rekommendation

Gör en analys av konsekvenserna av leveransstörningar i form av försenade leveranser, ute­blivna leveranser eller driftavbrott.

I analysen bör ingå bland annat följande frågor:

  • Är tjänsten viktig för verksamheten därför att den innebär funktioner som påverkar trygghet eller hälsa, till exempel trygghetslarm?
  • Går funktionen som tjänsten erbjuder för­hållandevis lätt att ersätta på annat sätt vid leveransstörningar, till exempel tillsyn med stöd av teknik på särskilt boende där personal finns i närheten?
  • Är tjänsten viktig för verksamheten därför att det handlar om stora volymer från början, till exempel då den ersätter en tidigare breddinförd tjänst?
  • Är tjänsten mindre viktig för verksamheten därför att den i ett införandeskede inte har så stora volymer?

Rekommendation

Om konsekvenserna av störningar kopplade till leverantörens förmåga och kapacitet be­döms allvarliga så ska kraven på leverantör anpassas efter det. Var dock medveten om vad det kan innebära i form av exkluderade möjliga anbudsgivare.

Råd

  • Även om det kan variera mellan t.ex. tillsynsfunk­tioner och larmfunktioner så är teknik för att utan dröjs­mål uppmärksamma boendes behov av stöd och hjälp relativt verksamhetskritisk och kraven därför ofta förhållandevis höga.
  • Titta på vad kommunens styrdokument säger om krav på leverantör i upphandlingar. Skilj på vad som är ev. malltext i det digitala upphandlingsstödet (kan vara lätt att ändra på) och vad som är beslutade riktlinjer och policys (kan vara svårare att ändra på men ibland är det viktigt att åtminstone försöka).

Ekonomisk ställning

Ekonomisk ställning

Kan vara: Ekonomisk omsättning, ekonomiskt resultat, kreditvärdighet.

Ett företag med svag ekonomisk ställning kan få svårt att leverera i synnerhet om det handlar om större volymer. Det kan ha svårare än andra att hitta extern finansiering. Om tjänsten innebär att leverantören måste investera i antingen tillkom­mande utveckling eller kostsam hårdvara kan det vara svårt för dem att bära den investeringen i väntan på att intäkterna börjar komma in. Samti­digt är det lätt att inse att en ny innovativ tjänst be­höver sina första kontrakt för att leverantören ska kunna få en positiv ekonomisk utveckling och om alla kommuner kräver stabil ekonomi är det mer sällan nya företag kan etablera sig på marknaden.

Rekommendation

Analysera hur ekonomin ser ut bland intressanta leverantörer på marknaden. Ta gärna kredit­upplysning och undersök andra publika siffror. Finns det alternativa leverantörer som skulle kunna ta vid vid leveransstörningar? Finns det ägare som är beredda att stötta med nytt kapital i händelse av att leverantören vinner upphandlingen?

Risk med låga krav

Störningar i leverans på grund av till exempel leverantören får svårt med kassaflöde/likviditet, kompetensbrist (svårt att ta in rätt kompetens), svårighet att hantera ekono­miska förändringar som t.ex. ändrade inköpspriser/valutakurser, konkurs.

Risk med höga krav

Exkluderar företag som kan vara nystartade med en intressant lösning men som inte fått sina första stora kontrakt än och som har svårt att hitta finansiering. Bidrar långsiktigt till att nystartade och innovativa företag får svårare att komma in på marknaden.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Kan vara: Storlek, erfarenhet (eventuella referenser), kompetens, kvalitet (certifikat eller motsvarande).

Självklart är det viktigt att en blivande anbudsgivare har tillräcklig kapacitet för leveransen.

Rekommendation

Kartlägg och analysera

  • i vilken utsträckning den kapaciteten behöver finnas på plats vid anbudsgivningen eller kan tillföras efter ett tilldelningsbeslut
  • hur snabbt ska produkten/tjänsten rullas ut
  • om det är många kunder som är på väg in i utrullning av samma produkt/tjänst så att sektorn riskerar att bli trång (installation, support, resurser)
  • vilken reell betydelse eventuella krav på referenser kan ha
  • hela leverantörsorganisationen inklusive eventuella underleverantörer (kan huvudleverantören gå in som garant för mindre underleverantörer?)

Råd

 Tänk på att

  • inte ställa oproportionerliga krav
  • även ett stort företag med omfattande erfarenhet kan drabbas av bristande kapacitet t.ex. vid hög personalomsättning eller vid stor efterfrågan
  • om små och nystartade företag utesluts så kan kommunen gå miste om intressanta lösningar
  • om alla upphandlingar innehåller krav på referenser på tidigare leveranser så blir det omöjligt för en ny aktör att få sitt första kontrakt
  • vara noga med formuleringen av eventuella krav på referenser, dels så att de är proportionerliga och dels så att de är tydliga – annars är risken för överprövning stor
  • gamla referenser har begränsat värde
  • referenser kan vara av två typer: antingen på leverantören och dennes förmåga – då kan även leveranser av andra tjänster godkännas eller på tjänsten och då bör kraven vara att såväl tjänst som förhållanden och eventuell verksamhet bör vara lika

Om krav på referenser ska ställas är det viktigt att det framgår vilka krav som ställs på referensuppdragen. Följande formulering kan användas:

För att styrka teknisk och yrkesmässig kapacitet ska en förteckning lämnas över de viktigaste uppdragen som utförts de senaste tre åren med uppgift om kund, uppdrag, värde, tidpunkt, kontaktperson, kontaktuppgifter. Uppdra­gen ska redovisas i bilaga svarsbilaga referenser.

Risk med låga krav

Störning i leverans på grund av bristande kompetens, personal­omsättning, spetskompetens som försvinner, svårighet att möta ökad efterfrågan.

Risk med höga krav

Exkluderar företag som kan vara nystartade med en intressant lösning. Bidrar långsiktigt till att nystar­tade och innovativa företag får svårare att komma in på marknaden.

Analysera: Att öppna upphandlingen för ny teknik

Utformningen av upphandlingsdokumenten kan på olika sätt öppna för ny teknik även vid upp­handling av “dagens teknik”. Funktionskrav, kri­terier och fördröjda krav är tre vägar som beskrivs närmare här.

Funktionskrav

Ett viktigt sätt att inte begränsa möjliga anbud till av kommunen kända tekniska lösningar är att arbeta med funktionskrav, d.v.s. att formulera kra­ven så att de beskriver vad som ska åstadkommas snarare än hur. Att upphandla med funktionskrav är något som regeringen och Upphandlingsmyn­digheten uppmuntrar, men det kan ofta upplevas svårt att frigöra sig från de invanda föreställning­arna om hur något ska åstadkommas och formu­lera funktionskrav som är tydliga och går bra att pröva men som samtidigt är öppna för nya sätt att åstadkomma dem. I vägledningen har stor möda lagts på att formulera funktionskraven.

Rekommendation

Använd funktionskrav så långt möjligt vid upphandling av trygghetsskapande teknik.

Funktionskrav ställer särskilda krav på såväl pröv­ning och utvärdering som på hur pris i anbuden ska jämföras. Se kapitlet Prövning och utvärdering.

Vissa krav kan behöva ställas som specifika­tionskrav (hur). Det kan till exempel gälla informa­tionssäkerhet och vissa tekniska krav.

Kriterier och fördröjda krav som ett sätt att driva utveckling

Ett sätt att driva utvecklingen på marknaden är att sätta upp kriterier för egenskaper som kommunen önskar att varorna/tjänsterna ska ha, även om uppfattningen är att marknaden kan ha svårt att uppfylla dessa kriterier. Om någon anbudsgivare skulle kunna erbjuda egenskapen så får de en fördel i utvärderingen, men även om ingen kan det så är det en tydlig signal till mark­naden om vad som kommer att efterfrågas i fram­tiden. Därför finns i vägledningen några förslag på sådana kriterier.

Ett annat sätt att upphandla något som upplevs svårt för marknaden att leverera omgående är att sätta upp ett avtalskrav som ska vara uppfyllt ex­empelvis 9 eller 12 månader efter avtalets start. Då kan anbudsgivaren avvakta tilldelningen, och om de vinner upphandlingen kan de påbörja arbetet med att implementera kravet.

Analysera: Tekniska förutsättningar

Med stöd av de genomförda kartläggningarna görs nu avgörande val kring vilka tekniska förutsättningar som kan presenteras för anbudsgivarna i upphandlingsdokumenten. Det är viktigt att vara noggrann och tydliga så att man skapar likvärdiga förutsättningar för anbudsgivarna och undviker tvister i efterhand.

Scenarier särskilt boende – komplettering, utbyte eller nybyggnation

På ett särskilt boende kommer status på det befintliga trygghetslarmssystemet att spela roll för när och hur en upphandling av trygghetsskapande teknik kan göras. Befintlig teknik kan bytas ut eller kompletteras med funktioner som saknas, till exempel visuell tillsyn på distans. Utgå från den kartläggning som gjorts vid analys och beslut.

Rekommendation

Gör en samlad bedömning av statu­sen på nuvarande system, behov av nya funktioner samt vikten av öppna system och sammanhållna tjänster. Upprätta därefter en långsiktig strategi för vad som ska bytas ut och vad som ska kompletteras samt i vilken takt detta ska göras.

Befintligt system i gott skick – komplettera med nya funktioner

Om det befintliga trygghetslarmssystemet bedöms ha en teknisk livslängd på ytterligare cirka 3–5 år eller mer kan det finnas skäl att avvakta med ett byte av hela systemet eftersom den tekniska utvecklingen inte minst när det gäller interoperabilitet går fort.

Det är då möjligt att göra en kortsiktig upphand­ling av kompletterande trygghetsskapande teknik för att få tillgång till funktioner som saknas idag, såsom till exempel visuell tillsyn på distans, med begränsad avtalstid. Eftersom det saknas eta­blerade standarder på området så är det inte säkert att den nya tekniken går att integrera naturligt med det befintliga systemet. Se mer under Analysera – Interoperabilitet, öppna system och sammanhållna tjänster. Det kan därför innebära en situation där personal t.ex. tar emot aktiva larm och pratar med de boende i en DECT-telefon men har en smartphone för att göra visuell tillsyn på distans och ta emot larm om fall. Även om det inte är önskvärt så kan det ibland vara nödvändigt för att få tillgång till nya funktioner.

Ibland kan leverantören av det befintliga systemet klara att leverera komplette­rande funktioner i en sammanhållen tjänst med det nya systemet. Det kan vara eftersträvansvärt även om det kan begränsa konkurrensen.

Längre fram kan sen en ny allomfattande upp­handling göras och då förhoppningsvis till ett öppet system med en sammanhållen tjänst.

Rekommendation

Kräv en sammanhållen tjänst för de nya kompletterande funktionerna.

Råd

  • Överväg att ha som mervärdeskriterium att de nya kompletterande funktionerna ska vara i en sammanhållen tjänst med de gamla.
  • Överväg att direktupphandla de nya funktionerna från leverantören av det befintliga trygghetslarms­systemet och uppnå en integration eller att tydligt beskriva det befintliga systemet i upphandlingsdokumen­ten och kravställa en integration. Det senare bör då ha föregåtts av en leverantörsdialog för att säkerställa att det finns leverantörer som klarar detta till en rimlig kostnad.

Befintligt system i behov av utbyte – upphandling av nytt system med sammanhållen tjänst

Om det befintliga trygghetslarmssystemet behöver bytas ut så kan upphandlingen göras för att få alla funktioner i en sammanhållen tjänst. Upphand­lingen behöver i dagsläget troligtvis tillåta proprietära system. Det är inte möjligt att på kort sikt få anbud på öppna system, undersök detta i leverantörsdialogen.

Råd

Om leverantören av det befintliga systemet säger att det måste måste bytas ut mer eller mindre omgående, till exempel på grund av brist på reservdelar så kan det vara värt att anlita en kunnig konsult för en second opinion så att beslut fattas på goda grunder.

Rekommendation

Kravställ att alla funktioner hanteras i en sammanhållen tjänst med samma behörighetsadmi­nistration, användarregister, gränssnitt för konfiguration och driftövervakning samt kanal för kommunikation mot personalen.

Nybyggnation

I samband med nybyggnation finns det största handlingsutrymmet på så sätt att planering för både infrastruktur och välfärdsteknik-tjänster kan ske på en gång. Ofta behöver infrastrukturen planeras för längre varaktighet än åtminstone vissa av funktionerna och därför behövs det även föras in flexibilitet inför kommande behov.

Rekommendationer

  • Säkerställ att de som ansvarar för olika delar av “ekosystemet” har kontakt med varandra och samråder kring planeringen. Inte minst gäller det de som planerar för trygghetsskapande teknik och de som planerar för fasta och trådlösa datanät samt elinstallationer.
  • Planera för olika användningsom­råden som mobilt arbetssätt för personalen, trygghets­skapande och annan välfärdsteknik samt eventuell användning för de boende. Vid nybyggnation finns ofta förutsätt­ningar för att låta en leverantör av välfärdsteknik påverka infrastrukturen om så önskas. Totalentreprenören för byggnationen kan också svara för inköp av infrastruktur och/eller välfärdsteknikfunktioner. Det kan skapa en god flexibilitet och hög grad av frihet.

Råd

  • Det finns goda skäl att installera WiFi-nät i ny­byggda boenden. Se Tekniska förutsättningar – WiFi-nät.
  • Om byggentreprenören får ansvar för inköp av trygghetsskapande teknik är det viktigt att ha en tydlig överenskommelse med entreprenören om vilka funk­tioner som ska finnas och säkerställa ett inflytande för kommunen under byggprocessen.
  • Vid nybyggnation kan det vara lämpligt att alla ty­per av tekniska larm från fastigheten som till exempel brandlarm, branddörrar, hissar och skalskydd förmed­las till personalen på ett och samma sätt, till exempel via samma handenhet. Då kan också larm prioriteras sinsemellan så att till exempel brandlarm har högsta prioritet. Detta kan dock komma i konflikt med intres­set att ha samma system för brandlarm, skalskydd och passagekontroll i kommunens samtliga lokaler.

Installation lokalt eller tjänst i molnet

Ett traditionellt analogt trygghetslarm i särskilt boende har oftast varit “självförsörjande” så att det inte krävt någon kommunikation med omvärl­den. Tjänsten har baserats på lokalt installerad hård- och mjukvara. Moderna digitala trygghets­larm kan ofta installeras antingen på motsvarande lokala sätt med en server i byggnaden eller som en molnbaserad tjänst. I det senare fallet kan databe­handlingen ske i en server hos kommunen eller hos leverantören av den trygghetsskapande tekniken.

En fördel med lokal installation är att systemet kan fortsätta fungera även om datakommunika­tionen med omvärlden skulle brytas. Fördelar med någon form av central tjänst är dock många, bland annat blir ofta driftkostnaderna lägre, upp­graderingar kan göras enklare och funktionsöver­vakningen kan centraliseras.

Rekommendation

Ta ställning till om tjänsten ska in­stalleras lokalt eller centralt.

Råd

Installera tjänsten centralt, antingen i kommunens servermiljö eller hos leverantören och säkerställ redundans för kommunikationen mellan det särskilda boendet och den centrala tjänsten.

Tekniska förutsättningar: Ordinärt boende

I ordinärt boende är förutsättningarna annorlunda än i särskilt boende såväl när det gäller datakommunikation såväl inom som till och från bostaden som när det gäller elför­sörjningen. Tillgång till eventuellt samhällsbredband, utbyggnad av bredbandsnät och täckning i mobilnäten är förutsättningar som behöver presenteras för anbudsgivarna.

Rekommendation

  • Ta ställning till vem som svarar för kommunikationen till och från hemmet, leverantören eller kommunen.
  • Om mobilnätet ska användas och det finns ett önskemål att använda sig av kommunens egna SIM-kort – till exempel från en central telefoniupphandling – så är det viktigt att säkerställa att den typen av SIM-kort är kompatibla med den trygghetsskapande tekniken. Genomför en noggrann dialog med leverantörerna både av teknik och telefoni.
  • Om ambitionen är att upprätthålla funktionen också vid ett strömavbrott är det viktigt att tänka på hela kedjan och att alla delar har en lösning för kontinuerlig strömförsörjning: sensorer, kameror, routrar, trygghetstelefoner, mm.
  • Används enbart kommunikation över mobilnätet kan krav på s.k. roaming bli extra viktig eftersom den ordinarie mobilmasten kanske saknar re­servkraft och slås ut vid större strömavbrott medan en annan närliggande mast kan fungera.

Råd

  • Överväg att ställa krav på “redundant kommu­nikation” till och från hemmet där det går, dvs att det finns två olika kommunikationsvägar, till exempel både fast och mobilt bredband.
  • Överväg att ställa krav på att funktionerna ska klara ett strömavbrott (och i så fall hur långvarigt).
  • Låt leverantören också stå för SIM-kort om sådana används. Det kan förebygga en del problem och minskar risken för otydlighet om vems ansvar det är att åtgärda driftstörningar.
  • Om fast datakommunikation är den enda kommuni­kationslösningen ut från bostaden så bör även möjlig­heten att förse aktiv utrustning i fastighetsnätet i fler­familjshus eller i områdesnät i småhusområden med reservkraft beaktas.

Tekniska förutsättningar: Utomhus

Täckning

Vid upphandling av funktioner som också ska fungera utomhus – och inte bara i bostadens ome­delbara närhet – så ställs särskilda krav på defini­tion av var detta ska fungera. Den typen av mobil kommunikation (2G, 3G, 4G, Rakel, etcetera) som då blir aktuell har aldrig täckning precis överallt. Det är därför inte rimligt att begära att funktionen ska fungera oberoende av var individen befinner sig. Samtidigt är någon form av kravställning på täckning rimlig. Här saknar beställarnätverket idag specifika re­kommendationer till kravställning.

En särskild aspekt att beakta är att mobilnätstäck­ningen kan vara bristfällig inomhus, inte minst i nybyggda s.k. “täta hus”. Något som kan göra att kroppsburna lösningar enbart baserade på mobil­nätskommunikation inte kan användas som enda lösning i hemmet utan kompletterande utrust­ning.

Råd

Överväg att ställa krav på alternativ datakommu­nikation i hus där mobilnätstäckningen är dålig.

Strömförsörjning/batteri/laddning

Råd

Så snart en lösning kräver laddning av batteri måste ställning tas till dels vem som ansvarar för att laddningen blir gjord och att lösningen återkommer till användaren efter laddning (om inte laddningen kan göras medan användaren bär den). Om funktionen dessutom inte kan användas under laddning måste en riskbedöm­ning göras. En del användare kan själva ta ansvar för laddning men många kan p.g.a. kognitiv funktionsned­sättning eller annat ha svårt att ta det ansvaret och istäl­let måste anhöriga eller personal göra det.

Den tekniska utvecklingen gör att batteridrivna lösningar kan klara sig allt längre utan laddning vilket kan minska utmaningen med att hålla lös­ningen laddad. Samtidigt väljer en del leverantörer att förlänga batteritiden genom att göra till exem­pel positionering helt passiv så att positionering av in­dividen bara kan ske genom ett aktivt eftersök och inte kontinuerligt. Det gör att s.k. geo-fencing inte kan användas, dvs att definiera ett geografiskt om­råde där individen kan röra sig utan att det går ett larm men kommer individen utanför det området så skickas ett larm med position.

Råd

Ta ställning till om lång batteritid eller möjlighet till geo-fencing ska prioriteras eller om eventuellt flera lösningar behöver upphandlas för att kunna ge rätt lösning till rätt individ.

Tekniska förutsättningar: WiFi-nät

Många kommuner investerar nu stora summor i att installera WiFi-nät på äldreboenden. Förhoppningarna är ofta stora när det gäller användningsområden och nytta men många gånger uppstår det problem när näten väl ska börja användas. Beställarnätverket delar här sin syn på delar av problematiken.

Varför installerar man WiFi?

Ibland är det utan detaljerad behovsanalys, kanske för att det känns modern infrastruktur eller något som man ”borde ha”. Ibland har det gjorts en mer eller mindre genomarbetad analys av behov som kan ha utmynnat bland annat i ett eller flera av följande användningsområden:

  • ”Mobilt arbetssätt”, dvs att personalen med mobil utrustning ska kunna vara uppkopplad på olika ställen i boendet. Utrustningen kan vara laptops, surfplattor eller smartphones. De funktioner man vill komma åt är vanligtvis verksamhetssystem (journalsystem och social dokumentation) samt övriga interna system i kommunen.
  • ”Trygghetsskapande teknik”, dvs att digitala tjänster för avvikelsehantering, larm, positionering med mera ska kunna kommunicera över WiFi-nätet. Avsikten kan vara att erbjuda trådlös kommunikation antingen för larmknappar och sensorer hos de boende eller för personalens handenheter eller för allt detta.
  • ”Internetbaserade aktiviteter”, dvs att personal och boende tillsammans ska kunna bedriva aktivering/träning/underhållning med uppkopplad utrustning dels i form av konsumentteknik som surfplattor, tv-spel, AppleTV och motsvarande, mm, dels i form av omsorgsspecifika lösningar som kognitiv och fysisk träningsutrustning mm.
  • ”Boendes egen uppkoppling”, dvs att boende med sin egen eller anhörigas utrustning ska kunna koppla upp sig på internet för privat användning

Vilka problem kan uppstå?

Vanliga problem som beskrivs är bland annat

  • Bristande täckning i lokalerna
  • Mobil utrustning tappar kontakten när man rör sig i lokalerna
  • Utmaningar med inloggning/behörighetsadministration av skilda typer av utrustning/användare
  • Störningar mellan olika WiFi-nät i samma lokal (t.ex. ett för trygghetsskapande teknik och ett för mobilt arbetssätt)
  • Juridiska utmaningar kring t.ex. om det ingår i den kommunala kompetensen att erbjuda boende internetuppkoppling

Varför blir det problem?

Orsakerna kan vara många men ofta kan det handla om att man inte kravställer installationen av WiFi-näten utifrån det tänkta användningsområdet. Det som fungerar i ett kommunhus eller en skola fungerar förmodligen inte för alla de användningsområden i ett äldreboende som beskrivs ovan. Det kan handla om hårdvara, antal accesspunkter, konfiguration, support mm som behöver anpassas efter de här behoven.

Hur kan man hantera problemen?

Vi tror att om man samlar god kompetens från alla berörda intressenter för en gemensam dialog så kan man dels enas om rekommendationer för kravställning, dels skapa realistiska förväntningar inför investeringarna. Exempel på intressentgrupper är

  • Verksamhetsföreträdare/behovsägare
  • Ansvariga för kommunal IT/digitalisering
  • Ansvariga för kommunal fastighetsförvaltning
  • Nätbyggare, dvs de som projekterar och utför installationer
  • Nätägare, dvs stadsnät och motsvarande
  • Teknikleverantörer, företag som erbjuder tekniska funktioner som kan nyttja WiFi för sin kommunikation

Tekniska förutsättningar: Personalenheter

Tidigare generationers trygghetslarm fungerade ofta genom att förmedla larm till personalen genom antingen fasta displayer i fastigheten eller genom dedikerade handenheter, t.ex. DECT13-telefoner. Många moderna system använder istället smart­phones med appar eller webbgränssnitt för kom­munikation med personalen. Vid upphandling är det viktigt att ta ställning till om leverantören ska tillhandahålla också dessa eller om kommunens egna ska användas. En fördel med att låta leverantören stå för telefonerna är att de då kan låsa telefonen till att enbart kunna användas för deras funktioner. Det ger förutsättningar för ett väldigt robust sys­tem med få felkällor och där leverantören kan ta ett fullständigt driftansvar för också den delen av systemet. Nackdelen är förstås att användningen av telefonen blir väldigt begränsad. Personalen kan inte använda den för andra system än trygghets­larmssystemet, t.ex. planering, tids- och insats­registrering, dokumentation, medicinsignering etc.

Rekommendation

Ta ställning till om leverantören av den trygghetsskapande tekniken också ska hålla med personalenheter eller om kommunen ska göra det.

Råd

  • Även om kommunen väljer att hålla med smart­phonen så kan det vara klokt att låsa telefonen så att personal själva inte kan lägga till appar eller ändra in­ställningar som kan störa funktionen.
  • Råd:Används smartphones som redan används i verk­samheten eller som kommunen brukar använda så är det viktigt att dels säkerställa att det upphandlade systemet stöder den aktuella tekniken (t.ex. aktuell version av operativsystemet An­droid/iOS/Windows etcetera) och dels göra en tydlig gräns­dragning kring hur långt leverantörens ansvar sträcker sig vid driftstörningar.

Analysera: Funktionskrav

Vid kravställning i upphandling är det viktigt att skilja på att ställa krav på funktion jämfört med att ställa detaljkrav på lösningen. I båda fallen utgår från ett väl be­skrivet behov.

Begreppen behov, funktion och lösning

Förenklat kan sägas att de tre begreppen mot­svarar varför, vad och hur.

Illustration Behov - Funktion - Lösning

Behov är det överordnade skälet till att göra en upphandling.
Exempel: skapa trygghet för de boende på ett äldreboende.

Funktion är vad som ska åstadkomma det.
Exempel: Funktion som larmar om individen lämnar sängen.

Lösning är hur detta i detalj åstadkoms.
Några exempel: Trycksensor under sängbenen. Trycksensor under madrassen. Larmmatta på golvet vid sängen. Rörelsesensor intill sängen. Kroppsburen positioneringsteknik på brukaren. Kamera med intelligent bildbearbetning riktad mot sängen.

Att notera är att en funktion kan åstadkommas med flera olika lösningar. Men en och samma lösning kan också åstadkomma flera olika funktioner. Exempelvis skulle den kroppsburna positioneringstekniken även kunna åstadkomma funktioner som att larma om fall eller att larma om att brukaren lämnar bostaden.

Att kravställa funktion eller lösning

Traditionellt har många upphandlingar gjorts ge­nom att i detalj ställa upp specifikationer på hur lös­ningen ska fungera. Utmaningar med det är att det:

  • Kräver stor, ofta teknisk, kompetens om lösningar hos kommunen när kravspecifikationen görs.
  • Kan vara svårt att pröva och utvärdera in-komna anbud så att de verkligen uppfyller specifikationerna.
  • Konserverar marknaden och efterfrågar det som tidigare levererats.
  • Utestänger nya innovativa lösningar som fungerar annorlunda än traditionella.

Alternativet är att kravställa vilken funktion som ska levereras utan att reglera lösningen som ligger bakom. Upphandling med funktionskrav upp­muntras av regeringen, Upphandlingsmyndigheten, SKL med flera. Utmaningar med funktionskrav kan vara att det:

  • Kan vara svårt och ovant att formulera dem.
  • Finns en risk att de anbud som kommer in inte levererar det som förväntats och inte är det som eftersöks.
  • Kan vara svårt att sätta upp krav och kriterier för att jämföra inkomna anbud när det är okänt hur de kommer att fungera.

Rekommendation

Sträva efter att använda funktions­krav i så stor utsträckning som möjligt.

Läs mer – funktionskrav

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram ett utmärkt material om funktionskrav med bland annat metodblad om att formulera, utvärdera respektive följa upp funktionskrav. De har också en folder om vanliga myter kring funktionskrav.

Upphandlingsmyndighetens material om funktionskrav

Trygghetsskapande funktioner

Med utgångspunkt i de behovsanalyser som sam­lats in har beställarnätverket gjort en lista över önskvärda funktioner för att skapa trygghet för äldre och personer med funktionsnedsättning.

Funktionerna beskrivs med dels benämning (vänstra kolumnen), dels text som kan användas för att i upphandlingsdokumenten beskriva vad prövning/utvärdering kommer att baseras på (hö­gra kolumnen).

Komplettera med beskrivning av hur proces­sen för prövning/utvärdering ser ut, se Beskriv metod för verifieringen.

Lista med önskvärda funktioner

Funktion

Leverantören beskriver i text ...

eller

Leverantören genomför en praktisk demonstration och visar...

Kroppsburen funktion som individen själv aktiverar genom knapptryckning

Var på kroppen den kroppsburna funktionen kan bäras (handled, halsband, clips etcetera)

Hur den kroppsburna funktionen fästs

Hur individen aktiverar funktionen med knapptryckning

Hur lättryckt funktionen är och om detta går att justera utifrån individens förutsättningar

Från vilka platser den kroppsburna funktionen kan aktiveras

  • inomhus i bostaden
  • i gemensamhetslokaler
  • i direkt anknytning till bostaden, exempelvis balkong och trädgård
  • utomhus oavsett geografisk position

Funktion som individen själv aktiverar med stöd av röst

Var en eventuell kroppsburen utrustning kan bäras (handled, halsband, clips etcetera)

Hur en eventuell kroppsburen utrustning fästs

Hur individen själv aktiverar funktionen med stöd av röst

Om det krävs något extra tillbehör för röststyrning, exempelvis en smartphone

Hur röststyrningen kan ställas in

Röststyrka, avstånd till det aktiva larmet, hur lång taltid som krävs för aktivering

Från vilka platser den kroppsburna funktionen kan aktiveras

  • inomhus i bostaden*
  • i gemensamhetslokaler*
  • i direkt anknytning till bostaden, exempelvis balkong och trädgård*
  • utomhus oavsett geografisk position*

Kroppsburen funktion som larmar om att individen faller/fallit

Hur funktionen aktiveras vid följande scenarion:

  • individen glider ur sin rullstol
  • individen rullar ur sin säng
  • individen faller snabbt från stående till liggande
  • individen faller snabbt från stående till sittande
  • individen faller långsamt, snubblar
  • att individen har sina fötter på golvet
  • individen ligger på golvet
  • individen sitter på golvet
  • var på kroppen den kroppsburna funktionen kan bäras (handled, halsband, clips etcetera)
  • hur den kroppsburna funktionen fästs
  • hur en eventuell fast monterad produkt monteras

Funktion som larmar om om risk för fall föreligger

Hur funktionen indikerar förhöjd fallrisk

Vid vilka situationer larmet indikerar förhöjd fallrisk

Funktion som larmar vid vätska i sängen tex vid urinläckage

Hur funktionen aktiveras

  • vid kontakt med vätska
  • den mängd vätska som behöver komma i kontakt med funktionen för att larm ska genereras
  • funktionens upptagningsyta i sängen
  • upptagningsytans storlek, behöver vätskan vara centrerad på samma yta/plats
  • funktionens känslighet, reagerar den på fukt exempelvis svett

Funktion som larmar om avvikande rörelser i säng

  • hur funktionen registrerar det normala rörelsemönstret
  • hur funktionen indikerar avvikande rörelser
  • när funktionen indikerar avvikande rörelser (under hur lång tid behöver avvikande rörelser uppvisas?): rör sig mer än normalt, rör sig mindre än normalt
  • vad som är avvikande rörelser, exempelvis rör sig från sida till sida, en kroppsdel rör sig mer, individen sätter sig upp och lägger sig sedan igen etc.

Funktionen kan på ett meningsfullt sätt upptäcka och larma om individen rör sig på ett avvikande sätt så att stöd och hjälp kan ges vid behov. Detta sker utan att ett stort antal falsklarm sker.

Funktion som larmar om att individen sätter sig på sängkanten

Hur funktionen aktiveras, exempelvis att individens huvud och rygg lämnar sängen huvudända eller att fötterna sätts på golvet

Funktion som larmar om att individen lämnar sängen

  • hur funktionen registrerar att individen reser sig från/lämnar sängen
  • hur funktionen registrerar att individen lämnat utan att återkomma inom en viss tid
  • hur funktionen registrerar att individen återvänder till sängen
  • hur funktionen registrerar att individen inte lämnat sängen inom en viss tid

Funktion som larmar om att individen lämnar bostaden, korridor eller annan zon

Hur funktionen detekterar att

  • individen lämnar bostaden genom ytterdörr
  • individen lämnar bostaden genom annan dörr tex altandörr eller källardörr
  • individen lämnar bostaden genom ett fönster

Hur zoner anpassas och ställs in

Funktion som larmar om avvikande andning

Hur avvikande andning registreras gällande tex frekvens, djup, regelbundenhet

Hur normal andning mäts, registreras och ställs in

Funktion som larmar om avvikande puls

Hur avvikande puls registreras tex frekvens, regelbundenhet

Hur normal puls mäts, registreras och ställs in

Funktion som larmar om avvikande kombination av andning och puls enligt ovan

Hur avvikande andning och puls registreras

Hur normal andning och puls mäts, registreras och ställs in

Funktion som möjliggör visuell tillsyn på distans dvs att på distans kunna se en visuell presentation av personen

Vad som framgår av den visuella tillsynen, exempelvis stillbild, videoström, individens placering via värmesensor etcetera

Hur en visuell tillsyn kan utföras som en planerad insats utifrån angivna tidsintervaller

Hur en visuell tillsyn kan utföras efter oplanerat behov, exempelvis efter signal om avvikelse

Hur personliga tidsintervaller ställs in

Hur visuell tillsyn kan utföras från olika platser i verksamhetens lokaler exempelvis, genom att vara kvar hos en individ samtidigt som tillsyn genomförs hos en annan individ

Om och i så fall hur ljud från aktuellt monitoreringsområde kan uppfattas i samband med visuell tillsyn*

Kroppsburen funktion som stödjer tvåvägskommunikation med röst

Hur tvåvägskommunikation med röst fungerar

Hur kvaliteten i samtalet påverkas av röststyrka och avstånd

Kan båda parter koppla upp samtalet (larma/ringa upp)

Hur volymen kan justeras

Kroppsburen funktion som stödjer tvåvägskommunikation med rörlig bild

Hur tvåvägskommunikation med rörlig bild fungerar

Hur kvaliteten i samtalet påverkas av röststyrka och avstånd

Hur båda parter kan koppla upp samtalet (larma/ringa upp)

Hur volymen kan justeras

Funktion som från fast plats i bostaden stödjer tvåvägskommunikation med röst

Hur tvåvägskommunikation med röst fungerar från fast plats i bostaden

Hur kvaliteten i samtalet påverkas av röststyrka och avstånd

Hur båda parter kan koppla upp samtalet (larma/ringa upp)

Hur volymen kan justeras

Funktion som från fast plats i bostaden stödjer tvåvägskommunikation med rörlig bild

Hur tvåvägskommunikation med rörlig bild fungerar

Hur kvaliteten i samtalet påverkas av röststyrka och avstånd

Hur båda parter kan koppla upp samtalet (larma/ringa upp)

Hur volymen kan justeras

Individanpassning av funktioner

hur funktionen kan individanpassas. Alla funktioner ska på olika sätt kunna individanpassas vilket kan åstadkommas tex genom olika inställningar eller genom självlärande system.

Anpassningarna kan handla om individens användarupplevelse som t.ex. vad som krävs för att individen själv ska kunna aktiverar ett larm (knapptryckning eller röst).

Anpassningarna kan också handla om vad som ska räknas som avvikelse t.ex.

  • under vilka tider på dygnet som en viss aktivitet är en avvikelse
  • på vilka platser som en viss aktivitet är en avvikelse
  • hur länge en viss aktivitet (eller brist på aktivitet) ska pågå för att bli en avvikelse
  • hur stor avvikelse från normalt mönster som ska räknas som avvikelse.

Sammanhållet gränssnitt

Hur användning av funktionerna i det dagliga arbetet kan ske i ett sammanhållet gränssnitt i personalenheten. Hur exempelvis mottagning av larm, positionering, tillsyn med stöd av teknik, etcetera kan göras från samma gränssnitt, i samma app, eller liknande

Hur konfigurering av funktionerna baserat på individuella behov kan göras i ett sammanhållet gränssnitt. Hur exempelvis aktivering/inaktivering och inställning av funktioner kan göras från samma gränssnitt och med samma inloggning.

* Valbara delfunktioner. Bedöms endast om de är med som krav eller kriterium i upphandlingen.

Rekommendation

Ta ställning till vilka delfunktioner som ska ingå som krav eller kriterium i upphandlingen.

Funktionsövervakning

Modern teknik gör det möjligt att t.ex. med s.k. “heart-beats” låta ett system övervaka att allt fung­erar och slå larm vid driftstörningar. Ett heart-beat är en regelbunden signal som går genom ett system som en hälsosignal och när den kommer fram bekräftar att alla ingående delar (hårdvara, mjukvara och kommunikation) fungerar. Sådana heart-beats kan sändas varje minut eller ännu of­tare. I ett trygghetslarmsystem kan det alltså gå en signal från en larmknapp eller sensor till en trygghetstelefon och vidare till central driftöver­vakning. Om någon del slutar fungera så kommer automatiskt ett larm om driftstörning upp och kan förmedlas till berörd personal för såväl felåtgärd som ställningstagande till alternativa åtgärder, exempelvis ett extra tillsynsbesök. Att med heart-beats eller på annat sätt kontinuerligt säkerställa att hela systemet fungerar kallas funktionsövervakning.

Om systemet kan drabbas av driftavbrott utan att personal blir uppmärksammad på det så skapar ju systemet en “falsk trygghet” som kan leda till all­varliga konsekvenser. Som exempel kan nämnas att en verksamhet efter genomförd riskanalys kommit fram till att en individ riskerar att ramla om hen går upp ur sängen på egen hand och därför installerat en teknisk funktion som indikerar om personen är på väg att resa sig eller faktiskt lämnar sängen. Då kommer ju personalen att tro att så länge inget larm avges så ligger personen i sängen och därför inte onödigtvis öppna dörren till bostaden för att göra tillsyn med risk att störa individen. Ett driftavbrott som inte påtalats för personalen kan därför göra att individen går upp utan att få hjälp och kanske faller blir liggande länge på golvet utan att få hjälp.

Rekommendationer

  • Kravställ fungerande funktionsöver­vakning för trygghetsskapande funktioner som detekterar avvikelser eller möjliggör för brukaren att larma.
  • Viktigt är att klargöra vilka delar i en kedja som eventuellt inte omfattas av funktionsövervakningen. Exempel funktionsdelar som normalt inte kan övervakas digitalt är om en larmknapp får ett mekaniskt fel som gör att den inte kan aktiveras eller om en rörelsesensor flyttas och inte registrerar rätt område. Det är därför viktigt att komplettera digital funktionsövervakning med manuella kontrollrutiner som till exempel regel­bundna provlarm, ett faktiskt tryck på larmknappen för att kontrollera “hela kedjan”.
  • Skapa lokala rutiner för vem som ska ta emot larm från funktionsövervakningen och ha en plan för hur verksamheten ska agera vid driftavbrott.

Råd

Överväg möjligheten är att låta teknikleverantören vara den som primärt tar emot tekniska fellarm och att de underrättar personal enligt uppgjorda rutiner.

Funktionsövervakning och krav på tillgänglighet

Vid fastställande av vilken tillgänglighet (med tillgänglighet avses här frånvaro av driftavbrott) som ska krävas för den trygghetsskapande tekni­ken spelar möjligheten till funktionsövervakning stor roll. Om fullgod funktionsövervakning finns och det är förhållandevis lätt att gå över till tillsyn utan stöd av teknik vid ett driftavbrott kan kraven på tillgänglighet sättas lägre än annars. Det bety­der att ett system på särskilt boende med personal i lokalerna dygnet runt så kan kravet på tillgänglighet ofta sät­tas lägre än i ordinärt boende eftersom befintlig perso­nal på särskilt boende kan säkerställa tryggheten genom tillsyn utan stöd av teknik tills felet är åtgärdat. I ordinärt boende däremot kan det vara i praktiken omöjligt att med kort varsel gå över till tillsyn utan stöd av teknik om ett helt system för trygghetsskapande teknik slutar att fungera.

Analysera: Interoperabilitet, öppna system och sammanhållna tjänster

Långsiktigt är det eftersträvansvärt att alla funk­tioner åstadkoms i öppna system och i en samman­hållen tjänst. När det gäller trygghetsskapande teknik är det idag inte möjligt att både ha ett öppet system och en sammanhållen tjänst. I ordinärt boende kan SCAIP-protokollet åstadkomma en begränsad öppenhet och ett delvis sammanhållet system. I särskilt boende finns inte motsvarande möjlighet. För att där uppnå en så sammanhållen tjänst som möjligt är idag proprietära system den enda lösningen.

Teknisk interoperabilitet – att få tjänsterna och systemen att fungera tillsammans

Vid arbete med olika typer av teknikstöd och in­formationssystem inom vård och omsorg så är önskan att de ska fungera så bra tillsammans som möjligt. För att undvika dubbelregistrering av individuppgifter, inloggning i flera system, att information inte är tillgänglig i det system som används, etc. En strävan är att helst kunna få lös­ningar från olika leverantörer att fungera tillsam­mans. Interoperabilitet betyder enligt Wikipedia “förmågan hos olika system, ofta i datorsamman­hang, att fungera tillsammans och kunna kommu­nicera med varandra”. Interoperabilitet är alltså en förmåga eller ett tillstånd som kan åstadkom­mas på olika sätt, t.ex. med hjälp av öppna gräns­snitt, standarder eller integrationer.

En utmaning på marknaden för trygghetsska­pande teknik idag är bristande interoperabilitet.

SCAIP

SCAIP är ett internetprotokoll för digitala trygghetslarm som är en svensk standard (SS 91100:2014).

SCAIP reglerar villkoren för kommunikation mellan exempelvis en trygghetstelefon i ett hem och en larmmottagning. Om både trygghetstele­fonen och larmmottagningen uppfyller kraven i SCAIP-standarden så innebär det att kommuni­kationen fungerar som den ska oavsett tillverkare av trygghetstelefon respektive larmmottagnings­system.

SCAIP reglerar däremot inte villkoren för kommunikation mellan olika sensorer och liknande i ett hem och trygghetstelefonen. SCAIP tillför heller inte mycket värde i särskilt boende.

Råd

Överväg med hänsyn till vad som sagts ovan möjligheten att använda SCAIP som ett kriterium.

Öppna system eller proprietära

Med öppna system menas system som möjliggör för lösningar från andra leverantörer att anslutas, system med god interoperabilitet. Det kan åstad­kommas på olika sätt, med öppna API:er, genom att följa standarder etc.

Alternativet till öppna system är proprietära. Då har en leverantör tagit fram funktioner som kan fungera bra tillsammans, som kan hanteras i en sammanhållen tjänst, men där lösningar från andra leverantörer inte självklart kan anslutas.

Det skapar ett beroende av leverantören, men leve­rantören kan å andra sidan ta ett helhetsansvar för alla funktioner och hela systemet.

På sikt skulle det gynna både kommuner och marknaden med en ökad öppenhet, men det för­utsätter accepterade standarder på flera områden, något som inte finns idag.

Råd

  • Följ utvecklingen för att se är det är möjligt att efter­fråga större öppenhet i upphandlingar, antingen som krav eller kriterium.
  • Skriv gärna i den allmänna orienteringen att kom­munen uppmuntrar och eftersträvar öppna system för trygghetsskapande teknik. Det blir en signal till mark­naden om åt vilket håll kommunerna vill gå.
  • Kravställ alltid att en leverantör ska vara beredd att publicera sina API:er för att möjliggöra interoperabilitet med en tredjepartsleverantör. Det öppnar för att senare under avtalsperioden ansluta funktioner från annan leverantör.

Sammanhållen tjänst eller separata

Med sammanhållen tjänst menas en tjänst där många olika funktioner hanteras i ett och samma gränssnitt – inställningar görs i samma gränssnitt för alla funktioner, en handenhet tar emot alla larm och annan information i ett gränssnitt för alla funktioner. Ingen dubbelregistrering sker.

Alternativet till sammanhållen tjänst är separata tjänster – eller “silos” som det också brukar kallas. Varje tjänst kräver sin inloggning, sin registrering av användare, sitt gränssnitt för individuella in­ställningar och för mottagning av larm, visuell till­syn på distans eller annan informationshantering.

Idag byggs många lösningar som separata tjäns­ter, ibland även när de kommer från samma leve­rantör. Tredjepartsleverantörers funktioner blir oftast separata tjänster.

Sammanhållen tjänst: användning

Sammanhållen tjänst - användning

Sammanhållen tjänst: administration

Sammanhållen tjänst administration

Rekommendation

Kräv att alla funktioner hanteras i en sammanhållen tjänst vid upphandling av ett proprietärt system.

Råd

Sträva efter en så sammanhållen tjänst som möjligt vid upphandling av funktioner från olika leverantörer.

Analysera informationssäkerhet: Inledning

Här ges en kortfattad beskrivning av dels informationssäkerhet i allmänhet, dels SKL:s verktyg KLASSA som används som stöd i arbetet med informationssäkerhet.

Om informationssäkerhet

Kommunerna förväntas erbjuda en hög servicegrad till medborgare samt effektiva interna arbetsprocesser, flera faktorer påverkar hur man lyckas med den ansatsen. Informationssäkerhet utgör en av dessa faktorer.

Informationssäkerhet tar utgångspunkt i individens integritet samt verksamhetens behov och krav på informationshantering. Det beskrivs ofta i fyra perspektiv, tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet samt spårbarhet. Arbetet med att bedriva informationssäkerhet är en del av verksamhetsutvecklingen och det som kallas för kontinuitetsplanering.

För att verksamheterna inom socialtjänsten ska kunna upprätthålla servicegraden till medborgarna behöver man kartlägga vilken information som hanteras i processerna. Vid upphandling av välfärdsteknik bör det beskrivas vilka informationsmängder som omfattas berörda verksamheter.

Arbete med informationssäkerhet är en grundkomponent vid anskaffande av välfärdsteknik, det ställer också krav på att kommunen/utföraren har rutiner för uppföljning av vilken information hanteras av vem och för vilken brukare, kund.

Arbete med informationssäkerhet är inte något som bara gäller välfärdsteknik. Vägledningen utgår därför från att kommunen/utföraren har rutiner och kompetens för detta och råd och rekommendationer begränsas främst till vad som gäller just för välfärdsteknik.

Vem behöver tänka på informationssäkerhet?

Välfärdsteknik erbjuder helt nya möjligheter för omsorgsverksamhet och målgrupperna. När vi väljer att förlita oss på tekniska lösningar innebär det ställningstaganden på ledningsnivå. Tekniken utgör redskap för att planera och genomföra uppdraget i verksamheten, där anpassningar efter behov och bemanning sker. Ansvaret för informationssäkerheten ligger ytterst på ansvariga politiker och det är viktigt att den högsta tjänstemannanivån är engagerad i arbetet kring informationssäkerhet. Ledningsgrupper som står inför dessa ställningstaganden behöver bidra och engagera sig, till exempel i form av deltagande i KLASSA workshops.

Rekommendationer

  • Involvera personer som arbetar med informationssäkerhet centralt i kommunen
  • Involvera ledningen, både tjänstemän och politiker

Informationssäkerhet – GDPR

Sedan maj 2018 gäller EU:s dataskyddsdirektiv GDPR som svensk lag och ersätter Personupp­giftslagen. GDPR innebär nya krav, tydligare an­svarsregler och möjligheten för Datainspektionen att utdöma administrativa sanktionsavgifter mot såväl företag som myndigheter (till exempel kom­muner) vid regelbrott.

Rekommendationer

  • Ta del av SKL:s information om GDPR.
  • Kravställ att tjänsten uppfyller kraven i GDPR.

Om GDPR på SKL:s webbplats

Personuppgiftsbehandling

I system för välfärdsteknik kommer känsliga personuppgifter att hanteras och det är viktigt att både i upphandlingen, avtalen med leverantören och det egna arbetet säkerställa att tillräcklig nivå på informationssäkerheten uppnås. Det gäller tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet och spårbarhet.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig enligt GDPR är den organisation (till exempel aktiebolag, stiftelse, förening eller myndighet) som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska be­handlas och hur behandlingen ska gå till. Ofta innebär det att ansvarig kommunal nämnd – socialnämnd, äldre-nämnd eller liknande är PUA. Ibland kan en kommunal eller extern utförare av vård och omsorg vara PUA. Om en myndighet eller ett offentligt organ är PUA ska ett dataskyddsombud utses. Om någon utanför den egna organisationen behandlar personuppgifterna, till exempel leverantören av en välfärdstekniktjänst så utgör denne ett personuppgiftsombud.

Rekommendationer

  • Ta ställning till vem som är person­uppgiftsansvarig (PUA).
  • Dataskyddsombudet tidigt i processen.
  • Skriv personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören av välfärdstekniktjänsten. Ha med avtalstexten i upphandlingsdokumentationen.

Informationssäkerhet: Tillgänglighet

Inom informationssäkerhet betyder tillgänglighet att informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet, utan driftavbrott. I andra sammanhang syftar tillgänglighet ofta på att människor oavsett funktionsnivå ska ha tillgång till information och miljöer.

En självklar förväntan när man upphandlar och inför en välfärdstekniktjänst är att den ska fungera. Helst alltid. Men alla IT-tjänster kan drabbas av avbrott och att kräva extremt hög tillgänglighet är alltid mycket kostnadsdrivande. En viktig avvägning måste därför göras så att man får den tillgänglighet som behövs men inte betalar för mer än man behöver. Som framgår av de beskrivna dialogerna från exempelworkshoppar som gjorts för den här vägledningen blir det ofta ett växelspel mellan skyddsnivåerna för tillgängligheten och de tilltänkta målgrupperna och hur tjänsten beskrivs. Ibland måste man kanske begränsa målgrupperna och/eller sänka förväntan på tjänsten för att inte hamna i allt för höga krav på tillgänglighet.

Kontinuitetsplanering

Begreppet kontinuitetsplanering är direkt kopplat till de verksamhetskritiska processerna, det kan handla om att planera för att vitala funktioner kan upphör att fungera, till exempel sensorer och larm på ett vårdboende. Kontinuitetsplanen ska stödja verksamheten när något avviker och beskriva vilka åtgärder som behöver vidtas för att upprätthålla kvaliteten i verksamheten, i detta fall trygghet och omsorg om den enskilde. Det finns också en tydlig koppling till arbetsmiljön, när kontinuitetsplanen är upprättad utgör den också ett bra stöd för medarbetarna.

Informationssäkerhet: Riktighet

Det kan tyckas självklart att den information man får ta del av i digitala tjänster som välfärdsteknik är korrekt men det finns många källor till fel, både mänskliga fel vid inmatning eller konfiguration och i själva systemet. Ett exempel från verkligheten är att man vid visuell tillsyn på distans nattetid fått upp en bild från en annan individ än den valda, detta på grund av ett tekniskt fel. Hur allvarliga konsekvenserna av detta kan bli är beroende både av vilken tjänst som är aktuell och av övriga förutsättningar som boendeform, användargrupp etcetera.

Informationssäkerhet: Konfidentialitet

Organisationsstruktur

Det är viktigt att i upphandlingsdokumentationen beskriva kommunens organisation, inklusive eventuella externa utförare som ska använda funktionen, och att kravställa att funktionen ska stödja den så att personal får tillgång till de uppgifter de behöver i sitt arbete men inte andra. Det är då också viktigt att beakta att använda­ren av tjänsten kan ha olika behörigheter och rol­ler i tjänsten vid olika tillfällen. Dessutom kan användaren behöva åtkomst till tjänsten i mer än en verksamhet. Det finns alltså ett behov av olika roller men också oli­ka behörigheter som tilldelas de olika rollerna som dessutom ska kunna identifieras i olika verksam­heter.

Autentisering av personal

Autentisering av användare i systemet sker med fördel via kommunens katalogtjänst eller mot en tredjepartskatalog som kommunen godkänt. Dels för att förenkla hantering men framförallt för att öka säker­heten. Det innebär att åtkomst till tjänsten styrs utifrån individens tilldelade roll/roller.

Råd

  • Sträva efter att använda förenklad och stärkt autentisering via SITHS/EFOS18, Mobilt Bank ID eller liknande.
  • För åtkomst till system som innehåller mindre känslig information kan även fortsättningsvis nyttja användarnamn och lösenord men det är mera sällan fallet inom välfärdsteknologin.
  • Tjänsten ska autentisera användare av systemet via kommunens katalogtjänst eller mot en tredjepartskatalog som kommunen godkänt.

Autentisering av brukare och anhöriga

I den mån brukare/anhörig har tillgång till tjäns­ten kan inte kravet på autentisering kopplas till kommunens katalogtjänst eller till SITHS/EFOS. När det gäller brukare är största möjliga enkelhet av vikt och om tjänsten är kopplad till utrustning hos brukaren kan det kanske anses som tillräcklig auten­tisering att åtkomsten görs från den utrustningen, åtminstone om utrustningen endast används i hemmet. Om tvåfaktorsautentisering ska användas bör man särskilt fundera över hur faktorn ”något jag vet” ska utformas för att passa även personer med kognitiva funktionsnedsättningar. När det gäller anhöriga behövs en auten­tisering som möjliggör enkel men säker åtkomst från deras egen utrustning, till exempel mobilt bank-id.

Råd

  • För tjänster som ska användas av brukare: Överväg om tjänsten kan vara åtkomlig utan inloggning men bunden till bru­karens specifika utrustning, i annat fall eftersträva en autentisering som inte exkluderar användare med kognitiva funktionsnedsättningar.
  • För tjänster som ska användas av anhöriga: Auten­tisering bör den ske med bank-ID /mobilt bank-ID eller annan e-legitimation som tillåter säker digital identifiering och som finns tillgängligt för privatpersoner (i likhet med 1177).

Informationssäkerhet: Spårbarhet

En viktig aspekt som ska kravställas vid upphandling av välfärdsteknik är en fullgod spårbarhet av vem som gjort vad när, både i själva välfärdstekniktjänsten och i administrationen av densamma. Det gäller även leverantörens åtgärder. I våra exempelworkshoppar har vi inte gått in på Spårbarhet eftersom KLASSA inte har det som en av aspekterna som ska analyseras. Enligt KLASSA har spårbarheten alltid en skyddsnivå 3 allvarlig skada och ska kravställas därefter.

Analysera informationssäkerhet: Verktyget KLASSA

För att förenkla kommuners och regioners genomförande av informationsklassning har SKL tagit fram verktyget KLASSA. Informationsklassning är en metod som hjälper verksamheten att välja rätt åtgärder som skyddar informationen.

Om verktyget KLASSA

KLASSA är ett hjälpmedel för att analysera den skada som kan uppstå för individer och verksamheter om det uppstår brister i informationssäkerheten. I KLASSA ska informationen och verksamhetens process där informationen används vara i fokus för arbetet, inte systemet i sig.

KLASSA används för att

  • Bestämma skyddsnivåer för konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.
  • Välja tillämpliga lagrum, t.ex. Dataskyddsförordningen,GDPR, och Patientdatalagen, PDL.
  • Bedöma befintligt skydd för informationen.
  • Ta fram en handlingsplan med krav på förvaltning av systemet och hantering av systemets informationsinnehåll.
  • Ta fram en lista med förslag på informationssäkerhetskrav att använda vid upphandling.
Illustration: process för informationssäkerhetsklassning

Verktyget KLASSA hjälper till att bedöma risker utifrån tre perspektiv: tillgänglighet, riktighet och konfidentialitet. Riskerna bedöms genom att ställa följande tre frågor:

  1. Vad riskerar att hända om information inte finns när jag behöver den (tillgänglighet)?
  2. Vad riskerar att hända om information inte stämmer och jag agerar på den (riktighet)?
  3. Vad riskerar att hända om känslig information även delas med de som inte behöver den (konfidentialitet)?

Det är normalt 4 olika perspektiv som man pratar om när man genomför en informationsklassning; samhället, ekonomi, verksamhet och individ. Frågeställningen blir vilka konsekvenser brister i tillgänglighet, riktighet och konfidentialitet skulle få utifrån dessa fyra perspektiv.

Om konsekvensen för verksamheten skulle få nivå 3, medan ur ett ekonomiskt perspektiv skulle nivån hamna på 1, så kommer ändå kravställningen behöva ske utifrån nivå 3. Dvs, den aspekt som får högst konsekvens, blir den nivå man väljer ur ett informationssäkerhets perspektiv.

Resultatet av informationsklassning kan sammanfattas i en bokstavskombination som skulle kunna se ut så här K2R1T3, där konfidentialitet har nivå 2, riktighet nivå 1 och tillgänglighet nivå 3.

Kostnader och ekonomi påverkas i samband med att resultatet av KLASSA ska omsättas till åtgärder för att säkerställa till exempel tillgänglighet. Med stöd av KLASSA och medarbetarnas samt ledningens kunskaper är förutsättningarna goda för att medel och resurser nyttjas på rätt sätt. De förslag till handlingsplan och upphandlingskrav som kommer ur KLASSA ska alltid behandlas som just förslag och värderas och prioriteras utifrån rådande situation.

Informationssäkerhetsklassning

Rekommendationer

  • Använd KLASSA, SKL:s digitala verktyg för informationsklassning och framtagning av handlingsplaner och kravställning i upphandling. Det arbetet bör göras lokalt för att dels ta hänsyn till lokala förutsättningar men också för att få en bra förankring för det lokala arbete som är lika viktigt som kravställ­ning i upphandling.
  • Klargör i upphandlingsdokumenten att välfärdstekniktjänsten är att betrakta som behandling av känsliga personuppgifter.

Till verktyget KLASSA

Vad är det man ska klassa?

Verktyget är designat för att hantera informationssäkerhet i relation till en relativt väldefinierad tjänst som kommunen erbjuder eller kommer att erbjuda. I arbetet med KLASSA behöver man kunna beskriva hur tjänsten som skall erbjudas kommer att se ut, vilka som skall vara tjänstens användare och vilka som kommer att hantera tjänsten från kommunens sida.

Förslag till upplägg av workshop

Att genomföra en klassning med KLASSA verktyget behöver inte vara stort och svårt. På ett par timmar så har man arbetat igenom en tjänst. Arbete med informationssäkerhet är heller inte något som bara gäller välfärdsteknik eller it-system, utan även organisationens processer, rutiner och kontinuitetsplanering. Kommuner kan ha olika processer och rutiner för informationssäkerhetsarbetet som då ska följas.

Förutom de vanliga saker som workshopledare, någon som för anteckningar, uppföljning efter workshop och annat praktiskt som en workshop medför så följer här några tips:

Skaffa inlogg till SKL:s KLASSA-verktyg. Ett konto i KLASSA-verktyget gör att resultatet kan sparas och i framtida version av verktyget ska man även kunna se översikt över samtliga klassningar som genomförts i organisationen.

Bestäm hur tjänsten ska erbjudas/fungera. Det är viktigt att fundera vad det är för tjänst som kommer erbjudas, varför den erbjuds och vem som bär ansvar i olika delar. Till exempel tillsyn på distans: är tjänsten att säkerställa att någon ligger i sin säng, eller är tjänsten att säkerställa att personen andas, lever och mår bra? Beroende på vad svaret är på denna fråga, så kommer det bli helt olika krav inför en upphandling och med största sannolikhet kommer de tekniska lösningsförslagen från leverantörer skilja åtskilligt.

Man behöver även diskutera vad som kommer hända när tekniken i tjänsten inte fungerar. Teknik kommer att fallera någon gång. Det finns ingen leverantör som kan garantera 100% tillgänglighet, speciellt när vi dessutom kan ha olika leverantörer i tjänstekedjan (internetleverantör och leverantör av teknisk lösning). Detta kan få bäring på vilken nivå på kravställning för framförallt tillgängligheten får.

Skriv ett scenario. För att underlätta diskussioner i en workshop kring informationssäkerhet så föreslås att ta fram ett scenario som beskriver en situation tillsammans med förklaring av tjänsten som arbetsgruppen kan diskutera kring.

Börja med tillgänglighetsperspektivet. Av erfarenhet är det detta område gruppen kommer hamna i oavsett vilket område man först försöker prata om. Detta område tar också längst tid.

Representanter. Representanter från den verksamhet som ska använda tjänsten/systemet måste vara med i arbetet med att genomföra klassning på den definierade tjänsten, processen eller verksamhetssystemet. Det är dessa resurser som kan beskriva konsekvenser för både verksamhet och brukaren. Utöver verksamhetens representanter behöver även till exempel en systemförvaltare (eller liknande), eventuellt någon från IT plus en informationssäkerhetsansvarig delta i workshopen.

Om kommunen inte har någon uttalad resurs som arbetar med informationssäkerhet, så kan man ta hjälp från annan kommun, av en konsult eller från SKL. Det fungerar utmärkt att ha med experter på distans.

Mer information om vilka som bör vara med i arbetet med KLASSA finns på verktygets webbplats.

https://klassa-info.skl.se/useklassa/page/Roller

Råd

För att underlätta diskussioner i en workshop kring informationssäkerhet så föreslås att ta fram ett scenario som beskriver en situation tillsammans med förklaring av tjänsten som arbetsgruppen kan diskutera kring.

Exempel på frågeställningar vid KLASSA-workshop

Tillgänglighet

Att informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet.

  • Vilken skada innebär det om personalen inte kan använda systemet?
  • Vad innebär det om de inte har åtkomst under
    • 10 minuter
    • 1 timme
    • på hela dagen

Riktighet

Att informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig.

  • Vilken skada innebär det om
    • informationen i systemet visar inkorrekt eller inaktuell information
    • felaktig information skickas till annan användare eller den enskilde

Konfidentialitet

Att informationen kan åtkomstbegränsas.

  • Vilken skada innebär det om obehöriga
    • får åtkomst till systemet
    • får tag på lista över vilka som använder tjänsten
    • ser logglistor över vem som använt systemet och när det skett

Vad händer efter en workshop?

Den här vägledningen fokuserar på det första steget i KLASSA-processen – att bestämma skyddsnivåerna. När det är gjort vidtar självvärderingen som ger upphov till handlingsplanen. Inför upphandlingen tar man ut ett förslag på upphandlingskrav och i förhållande till den bild man fått vid leverantörsdialogen väljer man vad som kan/bör utgöra krav respektive kriterier.

Vem blir ägare av resultatet av KLASSA?

Oavsett varifrån initiativet till arbetet med KLASSA kommer så är det viktigt att tydliggöra var ansvaret för att förvalta resultatet ligger och hur det fortsatta arbetet med informationssäkerhet kring välfärdstekniken ska bedrivas.

Ett naturligt sätt är att handlingsplanerna blir en del av förvaltningsobjektens underlag till riskanalyser och förbättringar som bör följas upp av högsta ledningen vid ledningens genomgång ledd av CISO/informationssäkerhetssamordnaren.

En viktig intressent är att informationsägare finns utsedda som då ska kunna ansvara för och besluta om hur verksamhetsinformationen hanteras och skyddas och av vem, helt oberoende av it-system. De har rätten att kräva att skydden efterlevs och annars rapportera att icke godkända behandlingar sker.

Rekommendation

Bestäm tidigt vem som ska ha det långsiktiga ansvaret för resultatet och involvera hen i processen.

Analysera informationssäkerhet: Exempel på workshops för att bestämma skyddsnivåer

Tillsammans med kommunerna i Linköping, Västerås och Örebro genomfördes tre workshops för att analysera risker och bestämma skyddsnivå i enlighet med KLASSA-verktygets första steg. Den här redovisningen av hur diskussionerna gick och vad resultatet blev är tänkt som stöd till förberedande och genomförande av liknande workshops i samband med upphandling och införande av välfärdsteknik. Det är inte tänkt att resultatet ska kopieras utan det är viktigt med en verklig dialog med egna verksamhetsföreträdare för att få upp aktuella förutsättningar och riskbedömningar på bordet.

Så genomfördes exempel-workshops enligt KLASSA

En tvärsammansatt grupp med verksamhetsrepresentanter från kommunen samlades under 2-3 timmar för att diskutera en eller två tjänster. Syftet och tjänsterna var kända i förväg, inga andra förberedelser krävdes av deltagarna. En lokal workshopansvarig i kommunen svarade för arrangemanget och workshopen leddes via videolänk på distans av expert från SKL. Personalen representerade olika nivåer och kom till allra största delen från utförarledet.

Det visade sig att dialogen fungerade bäst om dialogen fördes i följande ordning: Tillgänglighet, Riktighet, Konfidentialitet. Det är inte samma ordning som i KLASSA-verktyget men ett råd är att följa den här beskrivna ordningen. Spårbarhet är också en viktig aspekt av informationssäkerhet men det tas inte upp i KLASSA-verktyget eftersom man kan utgå från att Spårbarhet kommer att hamna på en skyddsnivå 3 och eftersom det kan hävdas att spårbarhet är en åtgärd och inte ett behov.

De tjänster som togs upp i de lokala workshopparna och som redovisas i denna vägledning är

  • Mobilt trygghetslarm med GPS-positionering
  • Visuell tillsyn på distans
  • Tillsyn på annat sätt
  • Digital uppkopplad medicindispenser
  • Boendestöd med hjälp av teknik.

Mobilt trygghetslarm med GPS-positionering

Redovisning av exempelworkshop för att bestämma skyddsnivåer enligt KLASSA-verktyget. För bakgrund se "Exempel på workshops för att bestämma skyddsnivåer – metod och resultat".

Scenario

Sven har flyttat in på ett vård- och omsorgsboende. Han vill fortsätta att gå till kiosken och köpa sin tidning. Sven har alltid varit aktiv, men har nu ett tidigt stadie av demens och har haft svårt att hitta tillbaka på senare tid. Sven vill känna frihet att kunna gå själv och har då fått ett mobilt trygghetslarm där larmet går till personalen på boendet om Sven får svårighet att hitta hem. Personalen har även möjlighet att se en kartbild av var Sven befinner sig om han inte är tillbaka innan middagen.

Tjänst

Alternativ 1

Larmet är trygghetsskapande så att den enskilde vågar gå ut själv och skulle något gå fel så kan de larma om det behövs. Dvs den enskilde har fortfarande förmåga att larma om den behöver hjälp. Den enskilde ansvarar även för att bära larmet när hen går ut.

Tjänsten innebär att kommunen ansvarar för att svara på larm och vägleda den enskilde rätt inom ett överenskommet geografiskt område.

Alternativ 2

En person som inte har möjlighet att själv larma, utan funktionen "att bli hittad", dvs att personalen har möjlighet att lokalisera personen. Ett automatiskt larm går till personalen om den enskilde går utanför sin trygga zon. Tjänsten innebär att kommunen ansvarar för att svara på larm och vägleda den enskilde rätt inom ett överenskommet geografiskt område.

Sammanfattning av dialogen

Gruppen diskuterade de två olika tjänsteutbuden. De kom fram till att det är två olika typer av tjänster, med två olika funktionskrav. Tjänsterna möter olika behov och riktar sig till två olika målgrupper. I scenariot som beskrivits så är alternativ 1 mest lämplig.

Alternativ 2 skulle kunna vara t.ex en sula. Diskussionerna fördes då kring hur man säkerställer att sulan används korrekt när man har fler än ett par skor. Alternativa lösningar så som sensorer i kläder, armband, klockor osv kan givetvis också tillämpas som lösningar för alternativ 2.

Dessa diskussioner belyser hur viktigt det är att i samband med en KLASSA-process definiera vilken typ av tjänst som erbjuds och vilken målgrupp som avses använda tjänsten. Den passar inte alla.

Tillgänglighet (informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet)

Vilken skada innebär det

  • om personal som ska ha åtkomst inte kan använda systemet?
  • om man inte har åtkomst till administrationsgränssnittet (inställning, installation, uppföljning, loggar)?
  • systemet inte aviserar när Sven trycker på larmknappen?
  • larmenheten inte ger indikationer att den behöver laddas?

Gruppen diskuterade om tillgängligheten av tjänsten skulle brista under kortare eller längre tid. Värsta scenariot skulle vara att en kund ramlar och landar i en snödriva och tror att hen kommer få hjälp genom att trycka på larmknappen. Det skulle kunna leda till att hen fryser ihjäl. Skulle ett sådant scenario inträffa, så finns ändå en tilltro till medmänniskan att någon ser hen och hjälper personen i fråga.

Gruppen tyckte att det viktigaste var att systemet har en funktion för tekniskt larm, det vill säga att systemet ”säger ifrån” om något inte stämmer i larmkedjan. Det kan vara allt ifrån att systemet ligger nere, till att batterier i produkterna som kunden bär på sig börjar ta slut. Finns denna funktion, så behöver tillgängligheten för systemet i sin helhet vara lika hög.

Gruppen landade här i skyddsnivå 2 – betydande skada.

Riktighet (informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig)

Vilken skada innebär det om

  • systemet inte visar Svens positionering?
  • systemet visar någon annan brukares positionering?
  • larmet inte går vidare i larmkedjan som förutbestämts?
  • systemet inte uppdaterats när ny brukare tar över ett GPS-larm

Här diskuterades frågor som att ett larm når fram till personalen men man ser inte var Sven befinner sig, eller att det ger inte tillräckligt bra information om var Sven befinner sig. Det kan vara stora skillnader om GPS signalen missvisar på 20 meter eller 200 meter, speciellt om larmet kommer från ett tätbebyggt område. Diskussioner fördes även kring där Sven larmar, men larmet har kopplats fel och istället visar Jonas positionering.

Allvarlighetsgraden beror lite på vilken riktighet vi pratar om. Nivå 2 skulle kunna vara tillräcklig om positioneringen visas med relativt liten felmarginal.

Gruppen landade trots detta i skyddsnivå 3 – allvarlig skada.

Konfidentialitet (informationen kan åtkomstbegränsas)

Vilken skada innebär det om obehöriga kan

  • se Svens positionering?
  • se en lista över vilka som har GPS larm?
  • se logglistor över vem som använt systemet och när det gjorts?

Uppgifter om att Sven har denna tjänst är känslig information och ska behandlas som sekretessuppgift. Även informationen om var Sven befinner sig är en känslig uppgift. Vikten att kunna säkerställa att icke berörd personal (eller anhörig) inte kan ta del av informationen är stor.

Gruppen landade i skyddsnivå 3 – allvarlig skada.

Resultatet av workshopdeltagarnas klassning av skyddsnivåer
  • Tillgänglighet: nivå 2 betydande skada
  • Riktighet: nivå 3 allvarlig skada
  • Konfidentialitet: nivå 3 allvarlig skada

Observera att detta är resultatet av de här deltagarnas bedömning utifrån de i detta exempel rådande förutsättningarna och tjänstebeskrivningen. Det är viktigt att varje kommun gör sin egen bedömning och kommer fram till sin egen klassning utifrån sina förutsättningar.

Visuell tillsyn på distans

Redovisning av exempelworkshop för att bestämma skyddsnivåer enligt KLASSA-verktyget. För bakgrund se "Exempel på workshops för att bestämma skyddsnivåer – metod och resultat".

Scenario

Gösta är 87 år och lider av en demenssjukdom samt har risk för fall. Han har vid några tillfällen hittats på badrumsgolvet av hemtjänstpersonal utan att kunna ta sig upp på egen hand. Han bor själv i ett hus på landet med stöd av daglig vård och omsorgsinsatser.

Gösta har behov av insatser både under dag och nattetid. På natten har han tillsyn relaterat till svårigheter att klara hygien i samband med toalettbesök samt risk för fall.

Göstas tillsyn under natten genomförs med visuell tillsyn på distans där tekniklösningen är trygghetskamera: kl 22, kl 01 och kl 04.

Tjänst

Tillsyn utan stöd av teknik eller tillsyn med stöd av teknik är i ordinärt boende en myndighetsbeviljad insats genom en biståndsbedömning och ett biståndsbeslut. Personer som bor på ett särskilt boende har ett biståndsbeslut som ligger till grund för sitt boende. Hur tillsynen sedan utförs på boendet bedöms av verksamhetens team.

Med visuell tillsyn på distans menas att en person, som i detta sammanhang är en vård-och omsorgspersonal, tittar på en brukare på distans med hjälp av teknik. Denna brukare är i behov av tillsyn på natten. Tjänsten kan i ordinärt boende möjliggöra planerade insatser på överenskomna tider.

Utgångspunkt för dialogen var en brukare som bor i ordinärt boende. Den tekniska lösningen utgjordes av trygghetskamera. Typ av boende, ordinärt boenden eller särskilt boende, vägs in i diskussionerna. Påverkar boendeformen den skada som kan uppstå vid brister i informationssäkerheten?

Sammanfattning av dialogen

Tillgänglighet (informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet)

Vilken skada innebär det om planerad tillsyn inte kan utföras?

  • på 10 minuter
  • på 1 timme
  • på hela natten

Utifrån uppsatt scenario bedömde gruppen att Gösta skulle klara sig utan tillsyn i 10 min respektive i 1 timme. Om tillsynen däremot inte kunde göras på en hel natt kan konsekvenserna för brukaren bli allvarlig. Om det är enstaka personer som berörs och avbrottet är kort uppskattade gruppen att detta inte skulle leda till allvarlig konsekvens för individen eller verksamheten. I diskussionen lyftes vikten av att verksamheten har lokala handlingsplaner och rutiner som tydliggör för varje specifik person hur man ska hanterar avbrott. Behöver den enskilda brukaren ett fysiskt besök av personal om tillsyn med tekniklösning inte kan genomföras? Eller kan ett telefonsamtal vara ett alternativ? Detta ska dokumenteras i den individuella genomförandeplanen. Detta bör gälla oavsett boendeform.

Diskussionen landade på skyddsnivåerna 1, 2 och 3. Det vill säga måttlig skada, betydande skada och allvarlig skada. Antal brukare som inte kan få sin tillsyn utförd, längd på avbrottet och boendeform spelar stor roll för vilken skadenivå en bristande tillgänglighet medför. En parameter som påverkar konsekvenserna är om övrigt larmsystem också är drabbat av avbrott eller om det är avgränsat till funktionen för visuell tillsyn. Kan brukare själv påkalla hjälp från personal med stöd av telefon eller genom att aktivera ett larm?

Skyddsnivå 1
Om tillgängligheten försämras endast i liten omfattning tex för ett fåtal brukare. Gruppen uppskattar att verksamheten då utan svårigheter kan erbjuda ett alternativ tex ett fysiskt besök. Skadeverkningarna blir små både för individen och för verksamheten.

Detta gäller både för särskilt och ordinärt boende.

Skyddsnivå 2
På ett särskilt boende om den bristande tillgängligheten är omfattande. Det är på ett särskilt boende mycket enklare att gå över till manuella rutiner än i ordinärt boende då det alltid finns personal på plats.

Skyddsnivå 3
I ordinärt boende om den bristande tillgängligheten är omfattande. Gruppens samlade uppfattning är att det i ordinärt boende kan det bli betydande skada eller allvarlig skada för verksamheten vid ett stort avbrott. Det finns då risk för att verksamheten inte kan fullfölja sitt uppdrag eller att det kan bli omöjligt att fullt ut genomföra sitt uppdrag. Det kan också bli ekonomiskt kostsamt.

Gruppens bedömning var också att det kan bli nivå 3 för brukaren, fara för liv och hälsa. Detta kan inträffa om brukarens tillsyn uteblir helt.

Gruppen poängterade vikten av att få signaler från systemet om det inte är i drift. Den funktionen kan mildra konsekvensen av begränsad tillgänglighet då verksamheten får kännedom om det tekniska problemet och kan vidta åtgärd enligt lokal rutin och handlingsplan.Om verksamheten i förväg får kännedom kring att tillgängligheten ska försämras kan åtgärder lättare planeras i förväg.

Riktighet (informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig)

Vilken skada innebär det om

  • det visas en gammal videoström från Göstas bostad?
  • det visas en videoström från en annan brukares tekniklösning?
  • det visas en videoström som är så dålig att man inte kan urskilja det man behöver?

Gruppens åsikt var att visuell tillsyn på distans måste bygga på en tekniklösning där videoström inte sparas. Detta leder till att visning av en gammal videoström inte ska vara möjlig. Den samlade bedömning var att det finns risk för att tillsyn görs på fel person om en inställning felaktigt utförs. Om fel kamera är kopplad till brukaren kan detta leda till att personen inte får sin tillsyn. Att Gösta i detta fall kan bli liggande på badrumsgolvet medan personal tror att han har fått sin tillsyn. Om tillsynen inte utförs skulle detta kunna leda till allvarliga konsekvenser för individen.

Diskussionen ledde in på att nattpersonal som utför tillsyn inte alltid vet hur brukaren ser ut. Att detta gäller både när tillsyn utförs genom ett besök med personal i rummet och med visuell tillsyn på distans. Ytterligare en aspekt att ta hänsyn till är anhöriga. Finns det risk för att brukaren som ska ha tillsyn byter sovplats med en anhörig?

Tjänsten måste definieras mycket tydligare än vad som görs idag. Att en tydligt definierad tjänst måste utgöra grunden vid beslut om tillsyn, både gällande tillsyn som ska utföras med personal fysiskt på plats och när tillsynen ska ske med hjälp av tekniklösning. Vad är egentligen syftet med tillsynen? Ska tjänsten konstatera att Gösta ligger i sin säng eller ska den konstatera att någon ligger i sängen? Ska det krävas en ansiktsigenkänning? Det skulle vara möjligt när tekniklösningen är kamera men tex värmesensorer ger inte den möjligheten. Om ansiktsigenkänning krävs vid användande av tekniklösning, hur säkerställer vi detta vid tillsyn med personal? Eller ska tjänsten tillsyn kunna konstatera att personen ”andas och mår bra”?

Gruppen kunde konstatera att dessa typer av frågor är viktiga att ta upp när en tjänst ska införas. Detta för att brukaren och anhöriga ska få rätt förväntningar på tjänsten men också att verksamheten får rätt förutsättningar för utförandet. Utifrån hur tjänsten definieras kommer kraven både på manuella rutiner och arbetssätt samt kraven på tekniklösningen påverkas. Det är en stor skillnad mellan om tjänsten är att konstatera att någon ligger i sängen eller att säkerställa en brukares andning och välbefinnande.

Gruppens bedömning av nivåer hamnade på nivå 2 eller 3. Det vill säga betydande skada eller allvarlig skada. Omfattningen och boendeformen spelar stor roll för vilken skadenivå en bristande riktighet får. Om tekniklösningen inte fungerar optimalt och leder till att personalen inte kan urskilja det man behöver, hur lätt kan då verksamheten ta till en plan B till exempel att göra fysiskt besök på plats? Gruppen konstaterade att detta skiljer sig mycket mellan ordinärt boende och särskilt boende.

Skyddsnivå 2
På ett särskilt boende är det enklare att gå över till manuella rutiner då det alltid finns personal på plats. Men detta är under försättning att personalen uppmärksammar att riktigheten inte är korrekt.

Skyddsnivå 3
För ordinärt boende kan det bli riktigt kännbart för verksamheten att fullfölja sitt uppdrag om ett stort antal tekniklösningar inte fungerar och man behöver gå över till manuella rutiner. Det kan då också bli ekonomiskt kostsamt. Ur individens perspektiv kan skadeeffekten också bli nivå 3 dvs liv och hälsa kan äventyras. Detta kan uppstå om tillsyn görs på fel person. Inte för personen som felaktigt får tillsyn utan för den brukare som blir utan tillsyn och där personalen tror att tillsynen är utförd. Detta är oavsett boendeform.

Konfidentialitet (informationen kan åtkomstbegränsas)

Vilken skada innebär det om obehöriga kan

  • se videoströmmen från tillsynslösning?
  • se en lista över vilka som har visuell tillsyn på distans?
  • se logglistor över vem som använt systemet och när det gjorts?

Gruppens deltagare var alla eniga om att uppgifter som kan knytas till tjänsten visuell tillsyn på distans ska anses som känsliga. Personer som har någon form av tillsyn är ofta sköra individer med varierande behov av vård och omsorgsinsatser. Tillsyn med person eller med hjälp av tekniklösning är en myndighetsbeviljad insats. Utifrån ett laglighetsperspektiv har verksamheten skyldighet att skydda känsliga uppgifter. Om detta inte görs brister det i laglighet. Om oärliga personer kan se videoströmmen kan detta användas som underlag för brott. Gruppens åsikt var att listan över vilka som har tillsyn med kamera är en indikation på att brukaren är i en utsatt situation och kanske ensam i bostaden under natten. Det skapar otrygghet hos individen om man märker att informationen inte skyddas.

Verksamheten kan också lida skada om informationen inte skyddas. Att röja känsliga personuppgifter bryter mot sekretess och GDPR. Det kan bli ekonomiska konsekvenser tex genom sanktionsavgifter relaterat till GDPR men också att antalet kunder minskar. Om information hamnar i fel händer bedömde gruppen att det finns risk för att individen tappar tilltro till tekniklösningen.

Deltagarna lyfte vikten av att personal redan vid anställning får information kring vad som loggas och rutiner kring detta. Logglistor skulle kunna missbrukas av arbetsgivaren så att personalens integritet då kränks.

Gruppens bedömning landade på skyddsnivå 3. Det vill säga allvarlig skada utifrån att det är en allvarlig kränkning för individen om känslig information når ut till obehöriga. Skyddsnivån för verksamheten bedömdes som en 2:a och enligt KLASSA är det då den högsta nivån man utgår från när man kommer till olika nivåer för individ respektive verksamhet.

Skyddsnivå 3
Det är en allvarlig kränkning för individen om känslig information läcker ut till obehöriga. Hemmet ska vara en trygg plats där man ska vara säker på att ha ett tryggt privatliv.

Detta bör anses gälla oavsett boendeform. Dock uppskattades risken för brottslighet vara lägre på särskilt boende.

Resultatet av workshopdeltagarnas klassning av skyddsnivåer
  • Tillgänglighet: nivå 1 måttlig skada, nivå 2 betydande skada, nivå 3 allvarlig skada
  • Riktighet: nivå 2 betydande skada, nivå 3 allvarlig skada
  • Konfidentialitet: nivå 3 allvarlig skada

Antal brukare som drabbats, längd på teknikproblemet och boendeform spelar stor roll för vilken skyddsnivå en bristande informationssäkerhet medför.

Observera att detta är resultatet av de här deltagarnas bedömning utifrån de i detta exempel rådande förutsättningarna och tjänstebeskrivningen. Det är viktigt att varje kommun gör sin egen bedömning och kommer fram till sin egen klassning utifrån sina förutsättningar.

Tillsyn på annat sätt

Redovisning av exempelworkshop för att bestämma skyddsnivåer enligt KLASSA-verktyget. För bakgrund se "Exempel på workshops för att bestämma skyddsnivåer – metod och resultat".

Scenario

Karl är änkeman sedan 5 år. Har under sitt yrkesverksamma liv arbetat inom byggbranschen bland annat på Skanska. Han har älskat sitt yrke och har även haft ett personalansvar sina sista år i branschen innan han gick i pension. Karl flyttade in till Norgegatans servicehus för ett år sedan. Både Karl och hans söner kände att tryggheten kring Karl och de vardagliga sysselsättningarna inte var tillgodosedda, då han var i behov av stöttning och att få känna trygghet dygnet runt. Karl har nedsatt syn och har även op för grå starr -2016. Hans rörlighet är begränsad, åldersrelaterat och Karl använder stundtals en käpp vid förflyttningar men behöver bli påmind om den. Karl kan bli orolig på nätterna och är då uppe och vandrar i sin lägenhet. Han är stundtals adekvat, stundtals desorienterad. Karl har sömnmedicin och blodförtunnande medicin ordinerat (IBIC: kognitiv förmåga d1, Fysisk förmåga d4).

Tjänst

Tjänstens utformning tar utgångspunkt i den nya bestämmelsen om bemanning i socialtjänstförordningen (2001:937), SoF. Bestämmelsen gäller särskilda boenden för äldre personer enligt 5 kap. 5 § socialtjänstlagen (2001:453), SoL, och avser enbart sådan personal som genomför service och omvårdnad enligt SoL.

Rubriken antyder att det är tillsyn för den enskilde som ska säkerställas, frågan är hur det kan göras utan att behöva gå in till Karl eller genomföra planerade visuell tillsyn på distans? Vår hypotes kring en sådan tjänst baseras på en ny arbetsprocess och att flera olika tekniklösningar samspelar med varandra. Beskrivning av processen och dess olika moment beskrivs nedan, där syftet är att identifiera när Karls situation avviker från det normala i form av ett tillbud. Scenariot skulle kunna utspela sig i ett särskilt boende eller hemma hos Karl (ordinärt boende).

Tillbudet består av att Karl ramlat och att någon form av sensor eller larm identifierar att Karl behöver omedelbar hjälp.

Process för tillsyn steg 1-3, status

Process för visuell tillsyn, steg 1-3

Karls situation är identifierad, först av en smart lösning som förstår att Karl fallit, informationen når vård-operatören (underleverantör) som får informationen som text på sin skärm, Karl ramlat i sin lägenhet.

Process för tillsyn steg 4-6, status

Process för tillsyn, steg 4-6

Vårdoperatörer genomför “tillsyn med stöd av visuell tillsyn” på distans. I vårt scenario krävs ytterligare åtgärder enligt processen nedan. Vårdoperatörer identifierar att Karls ben ligger i en konstig vinkel och bedömer att det kan vara ett benbrott och skickar genast larmet till medarbetare på Karls servicehus.

Process för tillsyn steg 7-9, status

Process för tillsyn, steg 7-9

Medarbetaren mottar informationen i sin mobila handenhet, och kan bedöma att situationen är kritisk och kan förbereda sig samt får stöd i att ta beslut. Medarbetaren agerar skyndsamt och går in till Karl och ger stöd och pratar med Karl. Karl förmedlar smärta i benet och är yr, medarbetaren kontaktar 112 samt kvitterar larmet till vård-operatören. När Karl fått hjälp kan medarbetaren dokumentera situationen och återgå till de planerade insatserna.

Scenariot, steg 1 – 9, kan förmodligen hanteras inom några få minuter, där Karl får rätt insats på kort tid. En bedömning är att tjänsten skulle kunna ersätta våra traditionella ronderingar eller larm som reagerar på att Karl bara gått upp en stund på natten och mår bra. Det skulle i så fall innebära att Karl kommer att vara trygg med bibehållen integritet. Flera av de traditionella insatserna kan “sättas ut” och medarbetarna kan ge stöd och hjälp där det behövs. Det kan också ge stöd till verksamheten i samtalet med anhöriga som ofta vill att traditionella tillsyner ska sättas in, där den nya tjänsten utgör nya möjligheter. Gruppen diskuterade också vad vi kan lova, även med nya arbetssätt och ny teknik kommer det att finns risker och det kommer att kunna ske incidenter. Det som också kom fram är att Karl ges möjlighet att välja hur han vill och önskar få sin trygghet tillgodosedd.

Ytterligare analys från grupperna var att det går att identifiera mönster, t.ex. hur mycket Karl är uppe på nätterna eller om Karl ramlat och kommit upp själv. Det är exempel på data, information som kan användas för att bedöma Karls situation och föreslå åtgärder som kan förebygga incidenter. En av grupperna lyfte också vikten av att inte ställa alltför ledande frågor i samtalet med kunden eller närstående, risken är att vi frihetsberövar den enskilde i jakten på total trygghet. Det ska alltid vägas mot att behålla sin integritet och frihet.

Resultat av dialogen

Tillgänglighet (informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet)

Gruppen förde dialog i två perspektiv. Dessa baseras på att verksamheten får kännedom om att tjänsten är ur funktion. Tjänsten har varit etablerad under en period och fungerat bra, i båda perspektiven har verksamheten ställt om sitt arbetssätt och bemanningen baseras på individernas behov, dessa är beskrivna i genomförandeplanerna.

  1. I det fall som endast en kunds funktion påverkas av ett tillgänglighetsavbrott kan verksamheten sätta in åtgärder i form av extra tillsyner eller telefonservice, det hanteras inom ramen för aktuell bemanning.
  2. När flera kunder eller alla kunder påverkas av ett tillgänglighetsavbrott i tjänsten kommer kundernas trygghet inte att kunna upprätthållas.

Vilken skada innebär det om tillsyn på annat sätt inte fungerar, baserat på att tjänsten är ur funktion för samtliga kunder?

Individen: Utsätts för risk som kan påverka livssituationen och kan leda till svår personskada (fysisk eller psykisk).

Verksamheten: Klarar inte av sitt uppdrag och kan inte säkerställa individens trygghet. Omfattande omprioriteringar av verksamheten. Skadar varumärket och kan leda till minskat förtroende. Medarbetarna utsätts för stress och upplevelse av att inte räcka till.

Samhället: kommunen som huvudman för verksamheterna och ytterst ansvariga brister i sitt åtagande, att följa lagstiftning och ge den enskilde medborgaren trygghet, både för de boende och närstående.

Gruppen landade på skyddsnivå 3 allvarlig skada.

Riktighet (informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig)

Vilken skada innebär det om tillsyn på annat sätt inte fungerar, baserat på att tjänsten förmedlar felaktiga uppgifter, till exempel hänvisar vårdoperatören till fel kund.

Individen: Utsätts för risk som kan påverka livssituationen och kan leda till svår personskada (fysisk eller psykisk).

Verksamheten: Klarar inte av sitt uppdrag och kan inte säkerställa individens trygghet. Omfattande omprioriteringar av verksamheten. Skadar varumärke. Leder till minskat förtroende för tjänsten. Medarbetarna utsätts för stress och upplevelse av att inte räcka till.

Samhället: kommunen som huvudman för verksamheterna och ytterst ansvariga brister i sitt åtagande, att följa lagstiftning och ge den enskilde medborgaren trygghet, både för de boende och närstående.

Gruppen landade på skyddsnivå 3 allvarlig skada.

Konfidentialitet (informationen kan åtkomstbegränsas)

Tjänsten omfattar information kring individuell hälsa och personens livssituation, flera olika lagrum träder i kraft om information av den här karaktären röjs.

Individen: Allvarlig kränkning av den personliga integriteten.

Verksamheten: Ledare och medarbetare måste kunna lita på att endast behöriga personer har access till information och det som berör Karl, det handlar om att kunna förmedla att tjänsten är användbar och kunna stå för dess innehåll och säkerhet. Ett scenario är att om informationen skulle röjas så kan tjänsten i princip inte användas mer, det skulle vara väldigt svårt att återfå ett förtroende för den.

Samhället: kommunen som huvudman för verksamheterna och ytterst ansvariga brister i sitt åtagande, att följa lagstiftning och ge den enskilde medborgaren trygghet och integritet, både för de boende och närstående.

Sammanfattning

Gruppens bedömning av tjänstens syfte och innehåll är att funktionen för att kunna uppmärksamma om något hänt Karl är central och den viktigaste, tjänsten bör således erbjuda en funktionsövervakning. Det beror på att även vid korta driftstörningar, funktionsavbrott så påverkas kvaliteten kring att upprätthålla tryggheten. Det blir extra tydligt när tekniska tjänster börjar ersätta människor (vi gör andra saker i verksamheten) till exempel påverkar det vår förmåga att kunna utföra tillsyner på ett traditionellt sätt när bemanningen baserats på andra faktorer, kanske i form av social samvaro dagtid.

Resultatet av workshopdeltagarnas klassning av skyddsnivåer
  • Tillgänglighet: nivå 3 allvarlig skada
  • Riktighet: nivå 3 allvarlig skada
  • Konfidentialitet: nivå 3 allvarlig skada

Observera att detta är resultatet av de här deltagarnas bedömning utifrån de i detta exempel rådande förutsättningarna och tjänstebeskrivningen. Det är viktigt att varje kommun gör sin egen bedömning och kommer fram till sin egen klassning utifrån sina förutsättningar.

Kommunerna behöver verka för att de tjänster som erbjuds till kunder och verksamheter ska vara tydligt definierade, det kan vara att beskriva hur vi åstadkommer trygghet med stöd av välfärdsteknik, till exempel, när och inom vilken tid samt av vem jag som individ kommer att få hjälp om något hänt.

Digital uppkopplad medicindispenser

Redovisning av exempelworkshop för att bestämma skyddsnivåer enligt KLASSA-verktyget. För bakgrund se "Exempel på workshops för att bestämma skyddsnivåer – metod och resultat".

Scenario

Astrid är en 55-årig kvinna som efter en stroke lider av nedsatt minne. Hon bor ensam i en lägenhet. Hon har förskriven medicin som hon nu självständigt tar med stöd av en uppkopplad medicindispenser. Dispensern stödjer henne genom att den talar om när det är dags att ta medicinen, matar fram medicinen, känner om hon tagit den från dispensern, påminner om det inte gjorts och sänder ett larm till anhörig eller personal om det inte blir gjort.

Tjänst

Just nu pågår en pilot inom hemsjukvården där en digitalt uppkopplad medicindispenser provas. Syftet är att fler personer ska bli självständiga när det gäller att hantera sin dagliga medicin och att rätt ta sin medicin.

Tjänsten digitalt uppkopplad medicindispenser ska ha följande funktioner: förvara medicinen, mata fram aktuell medicin, meddela att det är dags att ta medicinen, påminna om det inte blir gjort, att utifrån gjorda inställningar dra tillbaka medicin som inte tagits samt i så fall meddela anhörig eller personal, ge statistik på hur väl medicinen tas vid rätt tid.

Läkemedlet förskrivs av ansvarig läkare. Patienten behöver dosdispenserade läkemedel för att kunna nyttja tjänsten. För närvarande ansvarar hemsjukvården för läkemedelshanteringen vilket gör att patienten måste vara inskriven i hemsjukvården. Medicindispenserna provas ut av ansvarig sjuksköterska som också ansvara för att fylla på medicin vid behov. Meddelande om att medicin inte tagits skickar till personal inom hemsjukvården.

Resultat av dialogen

Tillgänglighet (informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet)

Vilken skada innebär det om medicindispensern

  • inte påminner?
  • inte matar ut medicin?
  • inte larmar vid utebliven medicinering?
  • inte kan fjärradministreras av behörig personal?
  • inte varnar när batterier ska bytas?

Gruppen diskuterade att en definition av vem som kan använda tjänsten är viktig och grundläggande vid ett införande. En persons kognitiva förmåga kan snabbt försämras. Man bör ta ställning till om det finns typer av medicin som inte är lämplig att delas i en uppkopplad medicindispenser. Tex finns det viss medicin där konsekvenserna blir förödande om den inte tas i tid. Ska man undvika att använda denna typ av lösning om det finns en fara för liv vid fel? Kanske ska det vara användaren som är den som tar ansvar för sin medicinering men behöver stöd med en komplex ordinationslista.

Den samlade åsikten i gruppen var att när tekniken inte fungerar måste tekniskt larm genereras. Om man får information om att tjänsten inte fungerar minskar konsekvenserna då manuella rutiner kan sättas in. Om man däremot inte får meddelande om bristande tillgänglighet ökar konsekvenserna för individen tex utebliven medicinering.

Diskussionen landade på nivåerna 2 och 3. Det vill säga betydande skada och allvarlig skada.

Skyddsnivå 2
Beroende på hur många som använder tjänsten skulle det bli en kännbar konsekvens för verksamheten då eventuellt personliga besök hos respektive patient måste göras. Om systemet har en god funktionsövervakning som bland annat ger tekniska larm när tillgängligheten brister mildras konsekvenserna. Verksamheten ges möjlighet att vidta åtgärder.

Om tjänsten används på ett särskilt boende är gruppens åsikt att det är lättare att gå över till manuella rutiner då personal alltid finns på plats.

Skyddsnivå 3
Om man inte har ett tydligt urval kring vilka som är lämpliga att använda tjänsten finns risk för liv och hälsa. Detta också om systemet saknar funktionsövervakning.

Riktighet (informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig)

Vilken skada innebär det om medicindispensern

  • ger medicin när den inte ska
  • ger för mycket medicin
  • ger fel medicin
  • inte skickar larm om att Astrid inte tagit sin medicin?
  • skickar larm om fel användare?
  • skickar larm till fel vårdgivare?

Gruppen landade på skyddsnivå 3 allvarlig skada.

Gruppens samstämmiga åsikt var att om tider för medicinintag ändras kan det få katastrofala följder för individen. Om fel medicin eller fel mängd ges till en patient finns fara för dennes liv. Reflexionen från gruppen var att en patient som ska använda tjänsten måste ha god kognitiv förmåga som gör att man själv reagerar om något fel uppstår med medicineringen tex att flera dospåsar ges ut vid samma tillfälle.

Konfidentialitet (informationen kan åtkomstbegränsas)

Vilken skada innebär det om obehöriga kan komma åt information om

  • medicinlistan
  • huruvida medicinen har tagits eller ej
  • att Astrid har medicindispensern?

Vilken skada innebär det om obehöriga kan göra ändringar i inställningarna av medicindispensern?

Gruppens deltagare var eniga om att uppgifter som kan knytas till tjänsten digitalt uppkopplad medicindispenser ska anses som känsliga. Genom en medicinlista kan tex diagnos och anamnes tydliggöras. Om uppgifter kring medicin når fel person kan tex kännedom om narkotiska preparat komma ut. Detta kan leda till ökad risk för inbrott eller överfall. Utifrån ett laglighetsperspektiv har verksamheten skyldighet att skydda känsliga uppgifter. Om detta inte görs brister det i laglighet.

Om obehöriga kan ändra i tider kan det bli stora konsekvenser för patienten.

Diskussionen ledde även in på utmaningar kring manuell hantering av medicindelning: att listor på mediciner och förbrukade dospåsar ligger framme i patientens bostad.

Skyddsnivå 3
Gruppen landade på skyddsnivå 3 allvarlig skada. Det är en allvarlig kränkning för individen om känslig information läcker ut till obehöriga. Att detta gäller oavsett boendeform.

Resultatet av workshopdeltagarnas klassning av skyddsnivåer

Resultatet av workshopdeltagarnas informationsklassning i detta exempel är alltså

  • Tillgänglighet: nivå 2 betydande skada, nivå 3 allvarlig skada
  • Riktighet: nivå 3 allvarlig skada
  • Konfidentialitet: nivå 3 allvarlig skada

Observera att detta är resultatet av de här deltagarnas bedömning utifrån de i detta exempel rådande förutsättningarna och tjänstebeskrivningen. Det är viktigt att varje kommun gör sin egen bedömning och kommer fram till sin egen klassning utifrån sina förutsättningar.

Boendestöd på distans med stöd av teknik

Redovisning av exempelworkshop för att bestämma skyddsnivåer enligt KLASSA-verktyget. För bakgrund se "Exempel på workshops för att bestämma skyddsnivåer – metod och resultat".

Scenario

Kalle är en 20-åring man med funktionsnedsättning som har daglig kontakt med sin boendestödjare via sin mobila enhet. Kommunikationen är ett videosamtal eftersom Kalle vill veta vem han pratar med. Kalle tycker det fungerar bra med den dagliga kontakten och kan i övrigt sköta sig ganska självständigt, bara han vet att han kan få kontakt med någon vid behov.

Tjänst

Boendestöd på distans med stöd av teknik beviljas till samma målgrupp och med samma kriterier som boendestöd via hembesök. Det är ett alternativ till boendestöd via hembesök och beviljas den som så önskar och där handläggare och boendestödspersonal bedömer det som lämpligt utifrån de individuella behoven och förutsättningarna.

Via boendestöd på distans ges stöd med att skapa schema och struktur, att skriva inköpslista, att hantera enklare myndighetskontakter och ta ställning till inkommande post, social kontakt samt olika typer av oplanerat stöd då individen känner sig osäker och vill ha stöd i vardagen.

Boendestöd på distans kan dels ges som planerade insatser på överenskomna tider och dels som oplanerat stöd då individen själv initierar kontakten genom att ringa upp boendestödspersonal via tekniken. Om boendestödjare inte kan svara omgående utlovas kontakt inom 20 minuter genom att boendestödjaren ringer tillbaka.

Ambitionen är att boendestöd på distans alltid ska ges med videosamtal men vid tekniska störningar kan röstsamtal också förekomma.

Resultat av dialogen

Tillgänglighet (informationen ska kunna nyttjas efter behov, i förväntad utsträckning samt av rätt person med rätt behörighet)

Vilken skada innebär det om personalen inte kan ge boendestödet då den är planerad?

Vad innebär det om de inte har åtkomst under

  • 10 minuter
  • 1 timme
  • på hela dagen

Gruppen uttryckte att avbrott i tjänsten skulle egentligen inte var någon skillnad mot vad som händer idag. Det förekommer att man behöver ställa in besök av olika anledningar. I de fall det går så ersätts besök av telefonsamtal eller besök kanske uteblir helt och då skrivs en avvikelse i journalsystemet. Så just denna tjänst kanske inte är så kritisk jämfört med andra välfärdsteknikstjänster. Samtidigt är arbetet med att bygga upp förtroende mellan personal och kund en ganska långdragen process, speciellt inom LSS verksamheten. Detta förtroende kan snabbt raseras om det sker driftavbrott i en teknisk lösning varpå individen inte får det stöd hen vill ha.

Diskussionen pendlade mellan nivå 1 och nivå 3, beroende på vilken kund som kommer använda tjänsten. Det vill säga, gruppen pendlade mellan måttlig skada och allvarlig skada.

Skyddsnivå 1
För någon kan det helt enkelt bara innebära att hen får ett telefonsamtal eller att man kommer överens om annan tid för boendestödet.

Skyddsnivå 3
För en annan kund kan det innebära suicidala tankar om boendestödet inte levereras som planerat och med den metod man kommit överens om det.

Det är viktigt att fundera vem som skulle vara lämplig att använda denna typ av tjänst. Ett förslag från gruppen var att börja med kunder som hamnar på nivå 1, för att sedan skala upp det till fler användare när personalen blir mer van vid tekniken. Trots att gruppen såg två nivåer för olika typer av kunder, så ska tjänsten ha högsta nivå kravet - i detta fall blir det alltså skyddsnivå 3 allvarlig skada.

Riktighet (informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig)

Vilken skada innebär det om:

  • obehöriga skickar meddelande till Kalle
  • det visas en bild som är så dålig att man inte kan urskilja att det är Kalle?

Diskussioner fördes runt just bildsamtalet. Vad händer om kunden inte ser en bild av personalen som ”ringer”. Återigen så varierade nivåerna utifrån vilken konsekvens som det innebär för den enskilde. Är hen paranoid kan det bli extra allvarligt – då kanske hen undrar om det är någon annan som lyssnar när man inte ser bilden. Även diskussion om en vikarie som normalt inte träffar kunden dyker upp på bilden kan påverka kundens mottaglighet för tjänsten. En vikarie skulle också ha större risk att blanda ihop konton och potentiellt ringa fel kund. Detta ansåg gruppen inte var någon större risk och heller inte medföra allvarliga konsekvenser.

I värsta fall skulle brister i riktighet kunna leda till avvisande av boendestöd, vilket i sin tur skulle kunna leda till en försämrad funktionsnivå, kanske till och med en inläggning och man tappar gjorda framsteg. Sammanfattningsvis beror det mycket på vem kunden är och varför man har tjänsten.

Gruppen landade i skyddsnivå 2 betydande skada.

Konfidentialitet (informationen kan åtkomstbegränsas)

Vilken skada innebär det om obehöriga

  • ser/lyssnar på videosamtalet med Kalle?
  • får tag på Kalles telefonnummer/videolänk?

Konfidentialitet var det område som hela gruppen enades om ganska snabbt.

Gruppen förde resonemang kring att det är en allvarlig kränkning av personlig integritet. Bara det faktum att man har boendestöd är en känslig uppgift som måste skyddas enligt lag. Diskussioner fördes om att man måste även säkerställa var man är när man genomför ett boendestöd på distans. Det går inte att genomföra detta stöd på offentlig plats eller där risken finns att bli överhörd. Personalen behöver säkerställa att omgivningen är lämplig för att genomföra denna typ av tjänst. Gruppen ansåg inte att det heller var någon större skillnad på röstsamtal och bildsamtal.

Verksamhetsprocesser och rutiner behöver säkras minst lika mycket som den tekniska lösningen när det gäller konfidentialitet.

Gruppen landade i skyddsnivå 3 allvarlig skada.

Resultatet av workshopdeltagarnas informationsklassning
  • Tillgänglighet: nivå 3 allvarlig skada
  • Riktighet: nivå 2 betydande skada
  • Konfidentialitet: nivå 3 allvarlig skada

Observera att detta är resultatet av de här deltagarnas bedömning utifrån de i detta exempel rådande förutsättningarna och tjänstebeskrivningen. Det är viktigt att varje kommun gör sin egen bedömning och kommer fram till sin egen klassning utifrån sina förutsättningar.

Analysera: Prövning och utvärdering

Här beskrivs prövning av krav samt utvärdering av eventuella kriterier samt pris.

Generellt – prövning och utvärdering (verifiering)

Termen prövning avser att kontrollera om krav är uppfyllda medan utvärdering avser att bedöma hur väl kriterier uppfyllts och jämföra med priset. I det här kapitlet används begreppet verifiering för både prövning och utvärdering för att förenkla språket. Kvalificering (eller leverantörskvalificering) avser det första steget efter anbudsöppning då man kontrollerar att de leverantörer som lämnat anbud uppfyller de s.k. kvalificeringskrav som ställs i upphandlingen. Kvalificering avhandlas inte i den här vägledningen annat än genom avsnittet Analysera: Krav på leverantören.

Beskriv metod för verifieringen

 Friheten för kommunen att utforma metoder för verifiering är stor så länge metoderna är väl be­skrivna i upphandlingsdokumenten samt propor­tionerliga och likabehandlande. Välj därför meto­der som passar er resursmässigt och som samtidigt är ändamålsenliga för verifieringen.

Rekommendation

Var noga med att i upphandlings­dokumenten beskriva hur verifieringen kommer att ske.

  • Beskriv vilka som kommer att närvara vid verifieringen: hur många, med vilken bakgrund, kompetenser, yrken, etc. Ha gärna med representanter för brukarna, beskriv i så fall hur dessa rekryteras
  • Ta i förväg fram protokoll för insamling av omdömen etcetera och publicera dem med upphandlingsdokumenten. Var tydlig med ev. skalor för bedömningen.
  • Ange vad som krävs för godkännande av krav. Exempelvis: “Inga omdömen under skala 2=acceptabelt” eller “Genomsnittligt omdöme över 2= acceptabelt”.

Verifiering före eller efter tilldelning

Generellt är det önskvärt att verifiera innan till­delning men med trygghetsskapande teknik kan det ibland vara svårt. Det kan bero på utmaningar med att

  • verifiera skriftliga handlingar som lämnats in
  • åstadkomma en realistisk installation för att verifiera i praktiken
  • verifiera med realistiska omständigheter t.ex. kring fall.

Rekommendation

Ta ställning till vilka krav och kriterier som kan verifieras före tilldelning baserat på uppgifter i anbudet eller i praktiken.

Råd

Sträva efter att verifiera så mycket som möjligt före tilldelning men var realistisk kring utmaningarna det skapar.

Om det är svårt att verifiera praktiskt eller med stöd av inlämnade handlingar före en installation som görs under avtalsperioden kan det vara lämp­ligt att föra in krav och kriterier som avtalsvillkor istället. Det som prövas före tilldelning blir då istället om anbudsgivaren accepterar avtalsvill­koren. Efter avtalstecknandet kan utfästelserna verifieras antingen i samband med leveransgod­kännande eller löpande under avtalsperioden. En nackdel med det förfarandet är att om avtal redan tecknats med vinnande anbudsgivare kan inte en annan anbudsgivare tilldelas kontraktet om den vinnande misslyckas med leveransen. En ny upphandling måste då göras istället.

Rekommendation

Ta ställning till vilka krav och kriterier som behöver verifieras efter tilldelning och om det ska ske vid leveransgodkännande eller löpande under av­talsperioden.

Råd

Om enda sättet att verifiera före tilldelning är att granska inlämnade uppgifter kan det vara att föredra att föra in kraven som avtalsvillkor istället. Om det görs med stor tydlighet och koppling till sanktioner vid brister så kan anbudsgivaren förväntas lämna anbud endast då kraven kan uppfyllas.

Vad ska bedömas vid verifiering före tilldelning?

Uppställda krav och kriterier kan verifieras på olika sätt. Det går att välja en metod för några av dem och en annan för andra så länge det tydligt framgår av upphandlingsdokumenten. Verifieringen kan ske genom att

  • kommunen granskar uppgifter lämnade i anbudet
  • anbudsgivaren genomför en praktisk demonstration av funktionerna
  • ett test arrangeras i verklig miljö och med verkliga användare

Av dessa är den första den enklaste och den sista den mest resurskrävande samtidigt som de i om­vänd ordning ger säkrare verifiering och mer in­formation om funktionerna.

Granskning av inlämnade uppgifter

Metoden innebär att anbudsgivaren i upp­handlingsdokumenten ombeds att ange vilka krav och kriterier som uppfylls, ofta kompletterat med uppmaningen “Beskriv…” som ska besvaras med fritext. Det är en ofta använd metod men den har tydliga brister.

Det kan krävas en hög kompetens hos kom­munen för att verkligen bedöma om inlämnade uppgifter styrker att krav och kriterier uppfylls. Det kan också leda till tvister längre fram under avtalsperioden om det visar sig att lösningen inte motsvarar utlovade krav och kriterier. Dessa tvis­ter kan ibland vara lättare att hantera om kraven ställts upp som avtalsvillkor istället för krav för tilldelning.

Råd

Var återhållsam med denna metod, i synnerhet med verifiering av uppgifter som lämnats som fritext på uppmaningen “Beskriv…” i upphandlingsdokumenten. Säkerställ att kommunen har tillräcklig kompetens för att göra verifieringen, i egen regi eller genom anlitad extern kompetens. Se till att motsvarande krav/kriterier finns med också som avtalsvillkor kopplat till tydliga sanktioner vid oförmåga att leva upp till dem.

Praktisk demonstration

Metoden innebär att samtliga anbudsgivare, eller ett urval av dem, bjuds in till kommunen för att de­monstrera de upphandlade funktionerna. Det sker ofta i ett mötesrum eller liknande. För vissa funk­tioner kan det innebära en möjlighet till bättre verifiering än den föregående metoden. För andra kommer det fortfarande att vara svårt att avgöra om funktionerna kommer att fungera i verklig miljö/med verkliga användare eller om krav på t.ex. tillgänglighet eller funktionsövervak­ning faktiskt uppfylls.

Råd

Om denna metod används: var tydlig med vilka funktioner som kommer att bedömas och hur det kom­mer att ske.

Demonstrationsvideo

Ett alternativ till praktisk demonstration på plats kan vara att i upphandlingsdokumenten kravställa att anbudsgivaren ska skicka in en video där de visar efterfrågade funktioner. Fördelar med detta kan vara att olika kompetenser kan bedöma olika delar av videon vid olika tillfällen och att man efteråt har dokumentation på vad som framförts och inte. Värt att notera är att kommunen med denna metod inte kan ställa några kompletterande frågor, något som kan vara både en fördel och en nackdel.

Råd

Om video används för verifiering av vissa eller samtliga funktioner: var noga med att beskriva detta i upphandlingsdokumenten inklusive formaliakrav på videon samt hur den ska lämnas in.

Test i verklig miljö

Metoden innebär att samtliga anbudsgivare, eller ett urval av dem, bjuds in att installera sin teknik i verklig miljö, dvs. i äldres egna hem eller på sär­skilt boende. Under en i förväg bestämd tid an­vänds sedan systemet i skarp drift. Fördelar är att kommunen:

  • får en verklighetsförankrad möjlighet att se förtjänster och brister med systemet
  • kan följa tillgänglighet och driftstörningar över tid
  • kan samla in synpunkter från personal och brukare i verklig miljö

Nackdelar är att det ofta blir kostsamt samt att ett ställningstagande måste tas till vilken status den nya tekniken har under testet – ska den ersätta ti­digare rutiner eller ska den fungera parallellt med tidigare trygghetsskapande åtgärder.

Råd

Överväg att använda den här metoden om det handlar om en omfattande upphandling med stora konsekvenser. Överväg att göra upphandlingen tillsam­mans med andra för att bättre motivera de stora resur­ser som krävs.

Exempel på beskrivning av verifiering av funktioner

Rekommendation

Anpassa följande exempel utifrån kommunens förutsättningar.

Exempel:

Funktionerna i anbudet kommer att bedömas av en expertpanel.

  • Bedömningen av funktionerna X, X, X, X, och X baseras enbart på vad anbudsgivaren beskrivit i anbudet.
  • Bedömningen av funktionerna Y, Y, Y, Y och Y baseras enbart på vad anbudsgivaren visat och beskrivit vid praktisk demonstration.
  • Bedömningen av funktionerna Z, Z, Z, Z, och Z baseras både på vad anbudsgivaren beskrivit i anbudet och vad an­budsgivaren visat och beskrivit vid praktisk demonstration.

Expertpanelen består av 8–10 personer med representanter från minst 4 av följande grupper:

  • Verksamhetsföreträdare
  • Biståndshandläggare
  • Brukare eller anhörig
  • IT-personal
  • Upphandlare

Efter att ha tagit del av anbudsgivarens beskrivning (och vis­ning) av funktionerna har panelen en gemensam diskussion i relation till funktionsbeskrivningarna och kan då delge varandra sina respektive tolkningar och uppfattningar kring de visade funktionerna.

Därefter fyller alla paneldeltagarna i ett individuellt formulär där de markerar ett av följande två alternativ för varje funktion.

Anbudsgivaren har kunnat visa att funktionen kan levereras på ett tillfredsställande sätt.

Anbudsgivaren har inte kunnat visa att funktionen kan levereras på ett tillfredsställande sätt.

För att funktionen ska anses ha styrkts ska minst 75 % av panelens deltagare ha markerat det första alternativet.

Utvärdering

Utöver krav som prövas kan även kriterier använ­das, som utvärderas och ger mervärde i enlighet med den tillämpade utvärderingsmatris som be­skriver vilken vikt varje kriterium ska ha och hur de förhåller sig till priset i anbudet.

Metoderna för utvärdering kan vara av samma slag som för prövning. Kriterier används ofta för att ge mervärde till en anbudsgivare som håller högre kvalitet än en annan när båda uppfyller en miniminivå (krav-nivån).

Råd

Överväg att avstå från kriterier som ska ge mer­värde för högre kvalitet. För trygghetsskapande teknik krävs ofta en hög kvalitet redan i krav-nivån och det är inte säkert att “överkvalitet” är något som ska belönas i utvärderingen. Använd istället kriterier för att ge mervärde till ett anbud som innehåller mer funktionalitet än krav-nivån. Om det t.ex. har angetts sex trygghetsska­pande funktioner som krav så kan ett ytterligare antal funktioner vara kriterier, dvs ett anbud som erbjuder dem också får ett mervärde.

Pris

När upphandlingen görs av funktion och inte lös­ning samt med krav på fler än en funktion ställs särskilda krav på hur pris ska anges och utvärderas. För att förklara ges här några exempel.

Pris per funktion – blir ej rättvisande

Om upphandlingen omfattar produkter och spe­cificerar med lösningsbaserade krav hur de ska fungera är det möjligt att be anbudsgivarna att lämna pris per produkt som t.ex. månadskostnad (eventuellt också med en engångskostnad). Upphandlings­dokumenten anger då hur många av varje produkt som priset utvärderas för, ofta som antal per 100 an­vändare. Efter inlämnade anbud fylls priserna i för respektive produkt och multipliceras med det an­givna antalet. I det här fingerade exemplet omfattar upphandlingen fyra stycken separata produkter, en larmknapp, en fallsensor, en rörelsesensor och en positioneringssensor, se tabell nedan.

Exempel: pris per funktion

Pris per funktion

Produkt

Antal av 100 användare

Pris per sensor

Anbud 1

Pris per sensor

Anbud 2

Pris per sensor

Anbud 3



per anv.

per 100 anv.

per anv.

per 100 anv.

per anv.

per 100 anv.

Larmknapp

70

140

9800

150

10500

90

6300

Fallsensor

90

140

12600

150

13500

100

9000

Positionerings-sensor

30

150

4500

150

4500

250

7500

Summa



26900


28500


22800

Problemet

Anta att en anbudsgivare kan åstadkomma flera av dessa funktioner med en enda produkt. Då har modellen angett ett totalt pris som är högre än det skulle behöva vara. Anta att anbudsgivare 2 har en universalprodukt som är både larmknapp, fallsen­sor, rörelsesensor och positioneringssensor. Då hade totalpriset för 100 användare inte kunnat bli högre än 15 000 för det anbudet. Hur högt framgår inte eftersom modellen inte anger i vilka kombina­tioner användarna har respektive behov. Och om anbudsgivare 1 hade en kombinerad produkt som fungerar både som larmknapp och fallsensor men med separata rörelse- och positioneringssensorer och anbudsgivare 3 behöver olika produkter för varje funktion – då säger tabellen inte någonting om totalpriserna.

Pris per behovsbild

En rättvisande prismatris vid upphandling av flera funktioner behöver därför ange också vilka kombi­nationer som kan förväntas i form av behovsbilder och i vilken omfattning. Se exemplet nedan. Obs att detta fortfarande är fingerade siffror som inte representerar en uppfattning om verkligheten.

En sådan tabell behöver då fyllas i av varje an­budsgivare och de framräknade totalpriserna jämförs med varandra. Därmed kommer anbuds­givare som tillhandahåller flera funktioner i en produkt att premieras på ett sätt som gagnar både kommunen, de anbudsgivarna och utvecklingen på marknaden.

Exempel: pris per behovsbild (Anbud 1)

Anbud 1

Funktion

Behovsbild A

Behovsbild B

Behovsbild C

Behovsbild D

Funktion för larm med knapptryckning

Ja

Ja



Funktion som larmar om att individen faller/fallit

Ja

Ja

Ja


Funktion för positionering av brukare


Ja


Ja

Pris i anbudet per användare (anges av anbudsgivaren)

140

290

140

150

Antal av 100 användare

50

20

20

10

Pris i anbudet per 100 användare

7000

5800

2800

1500

Totalt pris: 17100





Exempel: pris per behovsbild (Anbud 2)

Anbud 2

Funktion

Behovsbild A

Behovsbild B

Behovsbild C

Behovsbild D

Funktion för larm med knapptryckning

Ja

Ja



Funktion som larmar om att individen faller/fallit

Ja

Ja

Ja


Funktion för positionering av brukare


Ja


Ja

Pris i anbudet per användare (anges av anbudsgivaren)

150

150

150

150

Antal av 100 användare

50

20

20

10

Pris i anbudet per 100 användare

7500

3000

3000

1500

Totalt pris: 15000





Exempel: pris per behovsbild (Anbud 3)

Anbud 3

Funktion

Behovsbild A

Behovsbild B

Behovsbild C

Behovsbild D

Funktion för larm med knapptryckning

Ja

Ja



Funktion som larmar om att individen faller/fallit

Ja

Ja

Ja


Funktion för positionering av brukare


Ja


Ja

Pris i anbudet per användare (anges av anbudsgivaren)

190

440

100

250

Antal av 100 användare

50

20

20

10

Pris i anbudet per 100 användare

9500

8800

2000

2500

Totalt pris: 22800





I det senare exemplet ges alltså anbud 1 och 2 den fördel de ska ha eftersom de klarar de efterfrågade funktionerna med färre produkter än anbud 3. Det anbud som får lägst pris här är anbud 2, det som hade högst pris i det första exemplet.

Detta är en förkortad beskrivning av modellen.

Rekommendation

Använd en prisutvärderingsmodell med behovsbilder som i det andra exemplet ovan. Ut­forma modellen i nära samverkan med representanter för verksamheterna så att fördelningen av funktioner blir så nära en kommande verklig användning som möjligt.

Analysera: Avslutning

I avslutningen av analysfasen bestämmer man avtalsvillkor, avtalslängd med mera.

Avtalsvillkor

Avtal om trygghetsskapande tjänst kan utformas på olika sätt t.ex. när det gäller köp av vara eller tjänst och när det gäller avtalslängd. Vägledningen tar inte ställning till alternativen utan ger bara en kort konsekvensbeskrivning av dem.

Råd

Utforma avtalsvillkoren i samband med upprättan­det av upphandlingsdokumenten och annonsera dem samtidigt så att de är kända av anbudsgivarna när de ska lämna anbuden.

Vara eller tjänst

Ett övergripande val är vad som ska avtalas, en vara eller en tjänst med allt vad som ingår för att den ska fungera.

Rekommendation

Gör ett medvetet val av avtalsform – vara eller tjänst.

Vara

En del kommuner väljer att köpa eller hyra/leasa den utrustning som behövs för en trygghetsska­pande tjänst, t.ex. trygghetstelefoner, sensorer el­ler kameror.

För kommuner som har en egen kompetens kring t.ex. installation, drift, felsökning och av­installation kan det kännas naturligt att själv an­svara för utrustningen också med den logistik som det för med sig.

Ofta för ett sådant avtal med sig att leverantören lämnar en tidsbegränsad garanti på produkterna, till exempel 12, 24 eller 36 månader. Efter den tiden står kommunen själv för risken om produk­terna slutar fungera.

Driften av ett informationssystem kopplat till utrustningen kan antingen köpas separat som tjänst från leverantören eller handhas internt av kommunen. En risk när informationssystemet driftas av leverantören och produkten är kommu­nens är att det uppstår tvister om var orsaken lig­ger vid driftstörningar.

Rekommendation

Var tydlig med ansvarsgränserna mellan köparen och säljaren i ett avtal som kombinerar produkter som ägs/hyrs/leasas av köparen med infor­mationssystem som tillhandahålls av säljaren.

Köpa eller hyra/leasa vara

Valet mellan att köpa eller hyra/leasa handlar främst om de finansiella förutsättningarna men en aspekt som är värd att ta hänsyn till är den för­väntade livslängden. Den snabba tekniska utveck­lingen gör att förväntan på att byte av utrustning sker förhållandevis snabbt vilket kan minska för­delarna med att köpa utrustningen jämfört med när det finns en lång förväntad teknisk livslängd.

Råd

Gör ett medvetet val mellan att köpa eller hyra/leasa utrustning. Här kan kommunens generella policy komma att spela in.

Tjänst

Andra kommuner väljer att avtala om den trygg­hetsskapande tekniken som en tjänst. Vanligt då är ett avtal om en månadsavgift som inkluderar både produkter och system samt drift, support och åtgärd av dessa. Ibland ingår också installation och avinstallation om kommunen önskar så.

Ett avtal om en tjänst ger goda möjligheter att lägga hela ansvaret för att upprätthålla funktionen hos den trygghetsskapande tekniken på leveran­tören. Avtalet kan utformas utan begränsningar av garantitider så att leverantören alltid ska hålla med fungerande produkter och själv välja att byta ut eller reparera vid eventuella fel.

För kommuner som inte vill eller kan hålla med egen kompetens kring driften av den trygghets­skapande tekniken kan det här vara ett bra alter­nativ. Det kan dock vara kostnadsdrivande, i syn­nerhet på mindre orter och i glesbygd.

Råd

Var tydlig med ansvaret vid eventuella driftstör­ningar. Koppla tydliga sanktioner – till exempel prisav­drag – till avbrott i tjänsten för att få leverantören att ta det helhetsansvar som tjänsteköp innebär.

Begagnad utrustning i ett avtal om tjänst

I ett avtal om en tjänst kan leverantören ha rätt att tillhandahålla begagnad utrustning om de bedö­mer det ändamålsenligt, det är ju upprätthållandet av funktionen som är det centrala, inte med vilken utrustning det görs.

Rekommendation

Reglera villkoren för rengöring/hy­gien av produkter, i synnerhet om leverantören har rätt att leverera begagnad utrustning.

Avtalslängd

Långa avtalstider ger stabilitet och kan hålla kost­naderna nere men ökar risken att sitta fast i teknik som blivit gammal. Korta avtalstider ger möjlig­het att följa med i den tekniska utvecklingen men kan skapa påfrestningar i verksamheten som får byta teknik ofta och det kan också vara kostnads­drivande.

Rekommendation

Gör ett medvetet val av avtalslängd inklusive eventuella förlängningsoptioner.

Ramavtal

Om avtalet utformas som ett ramavtal är den max­imala avtalslängden 4 år.

Rekommendation

Reglera vad som gäller i slutet av ett ramavtal. Kan kommunen avropa nya leveranser ända fram till avtalsperiodens slut? Ibland finns en spärr under till exempel de sista 6 eller 12 månaderna. Vad gäller efter ramavtalet slut? Ofta finns möjlighet att fortsätta använda den trygghetsskapande tekniken ytterligare en tid, oavsett om det avtalats om vara eller tjänst. Vilka avtalsvillkor gäller då?

Förlängningsoptioner

Vanligt är att ramavtal utformas med förläng­ningsoptioner, t.ex. 2+1+1 år eller 3+1 år. I de allra flesta fall utnyttjar kommunen förlängningsop­tionerna. Ofta beroende antingen på att kommu­nen är nöjd med leveransen eller inte har tid att genomföra en ny upphandlingsprocess utan att förlänga. Att initialt avtala om längre bindande av­talsperiod istället för att utnyttja förlängningsop­tionerna är i de flesta fall ekonomiskt fördelaktigt eftersom det ger leverantören möjlighet till längre avskrivningstider. Ibland kan det dock vara kost­nadsdrivande om teknikkostnaderna har gått ner under avtalsperioden.

Rekommendation

Gör ett medvetet val gällande even­tuella förlängningsoptioner.

Råd

Överväg att ha ett längre grundavtal snarare än option på förlängning för att ge kommunen arbetsro och leverantören stabilitet.

Dynamiskt inköpssystem, DIS, är ett nytt upp­handlingsförfarande i LOU sedan jan 2017. Det kan vara ett alternativ värt att överväga för villkor som liknar ramavtal men utan maxgränsen på 4 år och med möjlighet att ansluta nya leverantö­rer under avtalsperioden. Det är dock fortfarande ganska oprövat och kräver god kompetens hos kommunen som ska använda det.

Råd

Överväg möjligheten att inrätta ett dynamiskt in­köpssystem.

Extern remiss

Tidig dialog med leverantörer görs innan man börjar utforma upphandlingsdokumenten och handlar mycket om att få förståelse för och kun­skap om marknadens utbud och villkor. När upp­handlingsdokumenten börjar bli klara kan det vara klokt att ta sig tid till ytterligare en dialog med mark­naden i form av en s.k. extern remiss. Det innebär att man publicerar de tänkta upphandlingsdoku­menten men inte för att få in anbud utan för att få synpunkter på dem. Är de tydliga, är villkoren rimliga, innehåller de tillräckligt med informa­tion för att leverantörer ska kunna svara på dem? Den externa remissen annonseras lämpligen i en upphandlingsdatabas men kan dessutom sändas till leverantörer som man tidigare haft dialog med. En erfarenhet är att det är viktigt att vara väldigt tydlig när man annonserar en extern remiss att det inte är en upphandling som annonseras. Att gå ut i en extern remiss kan vara särskilt viktigt om upp­handlingen är nydanande på något sätt.

Råd

Överväg att låta marknaden lämna synpunkter på de preliminära upphandlingsdokumenten i form av en extern remiss.

Beslutspunkt: Analysera

Här fastställs nu upphandlingsdokumenten genom att med stöd av underlag från stegen Strategiska val, Planera och Kartlägga samt analyserna i steget Analysera låta behörig instans fatta beslut om

  • Krav på leverantören. Exempelvis ekonomisk ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet. Viktigt med medvetna val baserade på riskanalys så att kraven varken blir för höga eller för låga
  • Förhållningssätt till ny och kommande teknik. Vill kommunen vara med i framkant och bidra till utveckling av ny teknik eller upphandla beprövade lösningar
  • Beskrivning av tekniska förutsättningar som gäller för anbudsgivarna. Nuvarande teknik som ska vara kvar, teknisk infrastruktur för bland annat datakommunikation (tillgång till WiFi-nät, mobilnätstäckning, bredbandsutbyggnad, etcetera), lokaler i särskilt boende, installation lokalt eller centralt.
  • Vilka funktioner efterfrågas, vilka är krav och vilka är kriterier.
  • Funktionsövervakning. Vilka funktioner ska ha en kontinuerlig funktionsövervakning och vem ska ta emot tekniska fellarm?
  • Öppenhet. Accepteras proprietära lösningar eller ställs krav på någon form av öppna system?
  • Sammanhållen tjänst. Vilka funktioner ska hanteras som en sammanhållen tjänst med gemensamt gränssnitt för användning och administration?

Informationssäkerhet med krav på tillgänglighet, riktighet och konfidentialitet samt ett personuppgiftsbiträdesavtal som ska gälla när avtal tecknats.

Upphandla

Vägledningens avsnitt om zonen och steget Upphandla är förhållandevis kort. Det återspeglar dels att det viktiga arbetet görs i de föregående stegen i inköpsprocessens Zon 1 Förberedelse, dels att det inte är mycket som skiljer en upphandling av välfärdsteknik från andra upphandlingar i det här steget. Därför hänvisas främst till kommunens gängse upphandlingsrutiner för detta steg.

Inköpsprocessen: Upphandla

Inköpsprocessen: upphandla

Förfarande vid upphandling

Råd

I regel går det bra att använda Öppet förfarande. Det är då viktigt att ha en tillräckligt omfattande leverantörsdialog innan annonsering eftersom möjligheterna till dialog efter annonsering är be­gränsade. Överväg också förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog men var då medveten att de upphandlingsförfarandena kräver lite mer metodkunskap. Om det inte är en upphandling med tydlig innovationsinriktning kan det vara onödigt.

Om värdet på upphandlingen för hela avtalspe­rioden är under direktupphandlingsgränsen kan direktupphandling väljas. Även då är det lämpligt att begära anbud från flera anbudsgivare.

Annonstid

Ju mer innovationsinriktad och ju mer komplex (olika funktioner, olika verksamhetsområden, etcetera) som upphandlingen är desto längre annonstid kan behövas för att få in många och väl utformade anbud. Många upphandlingar genomförs under stor tidsnöd och det kan vara frestande att ha kortast tillåtna annonstid, något som alltså avrådes från. Samtidigt är en erfarenhet att med riktigt långa annonstider så kommer inte anbudsgivarna igång med att ställa frågor och börja utforma sina anbud förrän i slutet av annonstiden. En strategi kan därför vara att ha en medellång annonstid och en tidplan som tillåter förlängning av densamma om det till exempel kommer mycket frågor i slutet.

Rekommendation

Gör ett medvetet val av hur lång annonstid som krävs utifrån hur komplex upphandlingen är.

Underrättelse

Efter att tilldelningsbeslut fattats ska alla anbuds­givare underrättas om utgången. Enligt LOU ska detta ske skriftligt och kommuner brukar ha ruti­ner för hur det ska ske.

Det finns goda erfarenheter av att komplettera den skriftliga underrättelsen med en muntlig. För att hantera det rationellt kan man redan innan tilldelningsbeslutet erbjuda alla anbudsgivare en tid för dialog, det kan räcka med ett kortare möte gärna online eller på telefon. Tiderna bör vara re­dan någon dag efter tilldelningsbeslutet och i god tid innan en eventuell avtalsspärr löper ut. Givet­vis är det frivilligt för leverantörerna att delta men uppslutningen brukar vara god. Vid dialogen ges en kort redogörelse för processen, utvärderingen och tilldelningen och anbudsgivarna ges tillfälle att ge sina synpunkter på upphandlingsprocessen.

Det finns erfarenheter som tyder på att denna typ av muntlig underrättelse kan minska frekven­sen av överprövningar. Självklart ska underrättel­sen också göras skriftligt.

Råd

Överväg att komplettera den skriftliga underrät­telsen med en muntlig.

Beslutspunkt: Upphandla

Beslut i behörig instans om

  • tilldelning av avtal till vinnande anbudsgivare
  • eventuellt avbrytande av upphandlingen

Implementera avtalet

Inköpsprocessens steg Implementera får här representera de upphandlingstekniska åtgärderna för implementering av avtalet och då främst leveransgodkännandet. Mycket finns att beakta när det gäller implementeringen av de nya välfärdstekniktjänsterna men det faller utanför den här vägledningens område och därför hänvisas till övriga vägledningar kring detta.

Tips på SKL:s webbplats

Inköpsprocessen: Implementation

Inköpsprocessen: Implementation

Leveransgodkännande

I synnerhet om man inte gjort omfattande tester i verklig miljö före tilldelningen är det viktigt att ha ett väl reglerat förfarande för leveransgodkän­nande av vinnande anbud. Avtalsvillkoren ska innehålla en tydlig beskrivning av när och hur det­ta ska ske och vad som händer om leveransen inte blir godkänd. Det finns alltför många exempel på kommuner som hamnat i långdragna dialoger med leverantörer när detta inte varit tydligt reglerat.

Rekommendation

Reglera villkoren för leveransgod­kännande i upphandlingsdokumenten.

Beslutspunkt: Implementera avtalet

Beslut i behörig instans om att
  • godkänna leveransen
  • eventuellt anmärka på leveransen och begära rättelse
  • eventuellt underkänna leveransen och bryta avtalet

Förvalta avtalet

En ofta eftersatt del av inköpsprocessen är förvaltningen under avtalsperioden. Många gånger har resurser avsatts för arbetet fram till och med implementering men sen kan avtalsförvaltningen hamna lite mellan stolarna mellan upphandlingsenhet och verksamhet. Det gäller inte minst planering inför kommande upphandling som ofta inleds väl sent och leder till tidsbrist och otillåtna avtalsförlängningar.

Inköpsprocessen: Förvalta avtalet

Inköpsprocessen: Förvalta avtalet

Avtalsuppföljning är ett viktigt verktyg för att sä­kerställa att leverantörer uppfyller de krav och kriterier som ställts under upphandlingen och att verksamheterna får det som förväntas under hela avtalsperioden. Rekommendationen är att kon­tinuerligt följa upp och utvärdera hur väl det un­derskrivna avtalet uppfylls och att detta finns med som ett krav redan i upphandlingen.

Råd

  • Avtalsuppföljningen bör påbörjas inom 6–12 måna­der från avtalsstart och sedan göras med jämna mel­lanrum, exempelvis mellan 6–12 månader, beroende på upphandlingens omfattning. Utgångspunkten är att mer kritiska funktioner (ex. trygghetsskapande teknik) bör följas upp tidigare och oftare till skillnad mot mindre kritiska funktioner.
  • Avtalsuppföljningen som sådan bör bestå av en uppdragsspecifikation som beskriver avtalets mål och milstolpar, omfattning och beroenden, leveranstidpunkter samt övriga förutsättningar (exempelvis kundnöjdhet, tekniska fel/avbrott, tillgänglighet, användarvänlighet, förseningar).

Inför avtalsuppföljning ligger stor vikt på täta av­stämningar mellan beställare och leverantör där respektive part bör ha varsin huvudkontakt. Un­der uppföljningsfasen är det viktigt att det görs en översyn av resurser och att eventuella osäkerheter och brister identifieras och följs upp.

Råd

Ansvaret för det administrativa, ex. mötesanteck­ningar, läggs på leverantören. Det innebär då att leve­rantören får ansvar för att allt protokollförs medan be­ställaren läser igenom och godkänner underlaget.

Rekommenderade punkter att ha med inför avtalsuppföljning

  • Utse resurs för avtalsuppföljning; vem som ska utvärdera.
  • Fasta utvärderingspunkter och dagar; vad som ska utvärderas och när i tiden det ska ske.
  • Uppfyllningsgrad; ex. rörande leveranstider, supporttider, funktioner.
  • Löpande dokumentering över fel och brister samt inkomna synpunkter och klagomål.
  • Vitesklausul; om det vid avtalsuppföljning framkommer att exempelvis leverantörens garanti på tillgänglighet inte kan hållas är det viktigt att vite utdöms i enlighet med krav i upphandlingsdokumentet.

Mall för avtalsuppföljning

Mallen är endast ett exempel på hur en avtalsupp­följning kan se ut och ska alltid anpassas utifrån det specifika avtalet.

Mall för avtalsuppföljning

Mall för avtalsuppföljning

Beslutspunkt: Förvalta avtalet

Beslut i ansvarig instans som kan handla om att

  • eskalera dialog om leveransbrister
  • åberopa eventuella viten eller andra sanktioner
  • åberopa eventuella optioner om kompletterande tjänster
  • åberopa eventuella förlängningsoptioner
  • inleda ny upphandling